Monthly Archives: juni 2013

Ditch the Hand Dryer! Paper towels are more hygienic because they remove more germs

Ditch the Hand Dryer! Paper towels are more hygienic because they remove more germs.

Advertenties

An innovative approach for the organization and management of technical maintenance

In Process Regie Concept: transparency for clients of technical maintenance

The genesis of the InPRC. Procurement and facility management wondered: what have we actually been delivered, except invoices, quality reports, complaints and corrective actions based on defects found by us. They asked the supplier, but they could not produce more than invoices, quality reports and hours lists not related to a system. Suppliers of technical services apparently have a ‘black box’ and do not seem to know what is actually being delivered, thus summarized:

Clients do not know what they get delivered

Contractors do not know what they deliver

What is delivered are invoices, quality records, hours list where available

What, where, when and how is not known

Reports often on individual coupon books

Based on complaints and audits, corrective action is required

Evaluation is based on assumptions, complaints, incidents and the quality of the contractor-client relationship

Reason for solution: current issues technical services

No grip on actual time spent

No stable grip on quality

Low motivation and commitment technician

What is needed?

Control Mechanism (directing) for organizations and technical service providers

Solution where technical maintenance quantitatively and qualitatively is measurable

Technical assistant central link in quality process

Introduction InPRC system

InPRC solves problems existing with maintenance services

Grip on actual time spent

Stable grip on quality

Increase employee motivation and commitment maintenance

What is the influence of InPRC the technical service?

Control Mechanism, know when, where and at any time

Produces insight in the quantity and the quality of the technical maintenance

Direct labor (and time) registration

Mechanic is the central link in the quality process

InPRC, the approach

The central role of the maintenance employee

Each service point in the building will get an unique barcode

The starting point is a computer with internet access (at work or home address)

Mechanic registers on the computer with a ‘scanner’ and name / employee number

Mechanic logs with his scanner in on the barcode of the installation

Selects maintenance, performs and records his services and any deviations. For this he uses a list with unique barcodes that represents the service activities, possible deviations and additional details

Logs off at the same barcode and proceeds to the next installation

After contract time the technician logs off on the computer

All data will be automatically forwarded to the client, the contractor and the central database

Results and catch

It is an appeal to the knowledge and experience of the mechanic

Technician determines with the ‘scanner’ the (required) maintenance programs

Bycatch: mechanic registers any deviation in and around installations and rooms

Disturbances are immediately brought to the attention of the parties

Own ‘benchmarking’ and ‘data mining’ performance

The position of the mechanic

Psychology: Employee needs: competence (recognition), and autonomy (social) connection. Cooperation leads to social capital. Social exchange (compliments, fill yourself task, in the task space)

Any pressure issues (now elusive) is visualized in InPRC

Scaling ‘Foot Soldier’ ​​role to (appreciated) craftsman, develop creativity

From performer of maintenance to:

Craftsman with his experience determines what technical maintenance he is going to perform, uses his knowledge to register any deviation, knowing that this information is automatically received and will be used for further action bij supplier or client.

InPRC Quality inspection / Assessment technical maintenance, using the same ‘scanner’ system with a set of barcodes that represent the levels of quality

Afterwards

Randomly

Real-time

Inspection with client representative

Data mining, benchmarking and reporting

With more buildings and plants recorded in the InPRC system gradually a reliable database will emerge:

Extensive reporting capabilities

Reliable data of the technical maintenance per installation

Employee performance

Maintenance performance and choice of maintenance per room installation

Benefits Contractor

New calculations for bids can be based on real and actual data instead of “market” standards

Benchmarking: Compare Performance in similar customer premises

Up-to-date reports and ‘up to date’ archiving at client and project level

Benchmarking: Compare performance of employees for optional ‘bonus / reward system “or” employee of the month’ system

Results are shared which creates transparency and the dissappearing of any possible distrust in customer relations

Client Benefits

Quotations are based on real and actual data instead of “market” standards

Hours contracts can be compared to the contract agreements

‘Result’ contracts can be measured with the performance and delivered quality

All information concerning the implementation on site, as well as deviations detected and details are at the end of each working day available

‘Up to date’ reports and ‘up to date’ archiving

Results are shared with the client, allowing full transparency

InPRC server and data center

The individual client systems are maintained at the InPRC server, data access is restricted to clients. Data files are not made available to third parties or used commercially

For more information and presentations please contact Hans Westerveld, info@cleaningworks.nl or phone +31 6 55771777.

Innovatieve aanpak organisatie en beheer van technisch onderhoud

InProcesRegieConcept

In Proces Regie Concept: transparantie voor opdrachtgevers van technisch onderhoud

Het ontstaan van het InPRC.

Inkoop en facilitymanagement vroeg zich af: wat krijgen we nu eigenlijk geleverd, behalve facturen, kwaliteit rapportages, klachten en herstel acties op basis van door ons geconstateerde defecten. Zij vroegen het de leverancier, echter deze kon ook niet meer produceren dan facturen, kwaliteitsrapporten, individuele onderhoudslijsten en niet aan systeem gerelateerde urenlijsten. Dienstverlening kent kennelijk een ‘black box’ en partijen lijken niet te weten wat er nu feitelijk aan diensten wordt geleverd en het idee voor In Proces Regie Concept werd geboren. Globaal vertrekpunt:

Opdrachtgevers weten vaak niet wat zij geleverd krijgen

Opdrachtnemer weten vaak niet wat zij leveren

Wat maximaal geleverd wordt zijn facturen, kwaliteit rapporten, urenlijsten

Wat, waar, wanneer en hoe wordt gewerkt is niet bekend

Rapportages regelmatig nog op bonnetjes niveau

Op basis van klachten en audits wordt correctief opgetreden

Evaluatie vindt plaats op basis van aannames, klachten, incidenten

Verstandhouding opdrachtgever– opdrachtnemer fungeert als Haarlemmerolie

Aanleiding voor oplossing voor problematiek huidige technische dienstverlening

Geen grip op daadwerkelijke tijdsbesteding

Geen stabiele grip op kwaliteit

Matige motivatie en betrokkenheid technisch medewerker

Wat is er nodig?

Sturingsmechanisme voor (regie-) organisaties en techniek leveranciers

Oplossing waarbij technisch onderhoud kwantitatief en kwalitatief meetbaar is

Technisch medewerker centrale schakel in het kwaliteitsproces

InPRC biedt een oplossing voor problematiek huidige onderhoudsdienstverlening

Grip op daadwerkelijke tijdsbesteding

Stabiele grip op kwaliteit

Verhoging motivatie en betrokkenheid onderhoudsmedewerker

Wat is de invloed van InPRC op de technisch dienstverlener?

Sturingsmechanisme, weten wat waar, wanneer en op elk tijdstip

Maakt technisch onderhoud kwantitatief en kwalitatief inzichtelijk

Rechtstreekse arbeidsuren (en reistijd) registratie

Technisch medewerker wordt centrale schakel in kwaliteitsproces

Hoe werkt InPRC

Een centrale rol van de onderhoudsmedewerker

Elk service punt in het gebouw krijgt een unieke barcode

Het startpunt is een computer met internet (op het werkadres of thuis)

Monteur registreert zich op de computer met ‘scanner’ en naam/personeelnummer

Monteur meldt zich met scanner aan op te onderhouden installatie

Kiest onderhoudsprogramma, voert uit en registreert afwijkingen

Meldt zich af op de ruimte door aanmelding op de volgende installatie

Na afloop van contracttijd meldt de monteur zich af op de computer

Alle data wordt doorgezet naar opdrachtgever, opdrachtnemer en centrale database

Resultaten en bijvangst

Er wordt geappelleerd aan de kennis, ervaring en inzicht van de monteur

Monteur bepaalt met de ‘scanner’ keuze uit (voorgeschreven) onderhoud programma’s

Bijvangst: monteur registreert afwijkingen in ruimtes

Verstoringen worden direct onder de aandacht gebracht van partijen

Eigen ‘benchmarking’ en ‘data mining’ van prestaties

De positie van de onderhoudsmedewerker

Psychologie: Medewerker heeft behoefte aan: competentie (erkenning), autonomie en (sociale) verbinding. Samenwerking leidt tot sociaal kapitaal. Sociale uitwisseling (complimenten, zelf taak invullen, ruimte in de taak)

Eventuele werkdruk issues (nu ongrijpbaar) wordt inzichtelijk gemaakt in InPRC

‘Footsoldier’ rol opschalen naar (gewaardeerd) vakman, creativiteit ontwikkelen

Van uitvoerder van onderhoudswerk naar:

Vakman die met zijn inzicht bepaalt welk technisch onderhoud hij gaat uitvoeren, zijn kennis gebruikt om afwijkingen en verstoringen te registreren in de wetenschap dat deze informatie direct door opdrachtgever en opdrachtnemer wordt ontvangen en actie wordt ondernomen. Ruimte voor sociale innovatie. Introductie van een (optioneel) bonus systeem en of een ‘medewerker van de maand systeem’.

InPRC Kwaliteit inspecties / Assesment technisch onderhoud

Achteraf

Steekproefsgewijs, of

Real-time

Schouwing met vertegenwoordiger opdrachtgever

Datamining, benchmarken en rapportages

Naar mate meer gebouwen en meer werkdagen in het InPRC worden geregistreerd ontstaat gaandeweg een database met:

Uitgebreide rapportage mogelijkheden

Betrouwbare data van het technisch onderhoud per installatie

Medewerker prestaties

Onderhoudsprogramma prestaties en keuze van onderhoud per ruimte installatie

Voordelen Opdrachtgever

Offertes worden gebaseerd op reële en feitelijke gegevens in plaats van ‘markt’ normeringen

Bij uur contracten kan inzet arbeidstijd worden vergeleken met contract afspraken

Bij resultaatcontracten kan de geleverde prestatie worden getoetst aan het contract

Alle informatie betreffende de uitvoering op locatie, alsmede gesignaleerde afwijkingen en bijzonderheden, zijn aan het eind van elke werkdag beschikbaar

‘Up to date’ rapportages en ‘up to date’ archivering

Resultaten worden met de opdrachtgever gedeeld waardoor volledige transparantie ontstaat

Voordelen Opdrachtnemer

Nieuwe calculaties voor offertes kunnen worden gebaseerd op reële en feitelijke gegevens in plaats van ‘markt’ normeringen

Benchmarken: Prestaties vergelijken in vergelijkbare klant gebouwen

Up to date’ rapportages en ‘up to date’ archivering op klant en project niveau

Benchmarken: prestaties medewerkers vergelijken ten behoeve van optioneel ‘bonus/ beloning systeem’ of ‘medewerker van de maand’ systeem

Resultaten worden met de opdrachtgever worden gedeeld waardoor transparantie ontstaat en eventueel wantrouwen bij klant verdwijnt

InPRC server en datacentre

Op de server van InPRC worden de individuele relatie systemen (onderhoudsbedrijven) beheerd en worden periodiek ‘updates’ opgeleverd

Ook kunnen onderhoudsbedrijven aanvullende functies en maatwerk bestellen

Data bestanden wordt niet aan derden ter beschikking gesteld of commercieel aangewend

Cleaning Works is exclusief distributeur van het InPRC systeem

Voor meer informatie en voor presentaties gelieve contact opnemen met Hans Westerveld, info@cleaningworks.nl of telefoon 06 55 771 777.