Innovatieve aanpak organisatie en beheer van technisch onderhoud

InProcesRegieConcept

In Proces Regie Concept: transparantie voor opdrachtgevers van technisch onderhoud

Het ontstaan van het InPRC.

Inkoop en facilitymanagement vroeg zich af: wat krijgen we nu eigenlijk geleverd, behalve facturen, kwaliteit rapportages, klachten en herstel acties op basis van door ons geconstateerde defecten. Zij vroegen het de leverancier, echter deze kon ook niet meer produceren dan facturen, kwaliteitsrapporten, individuele onderhoudslijsten en niet aan systeem gerelateerde urenlijsten. Dienstverlening kent kennelijk een ‘black box’ en partijen lijken niet te weten wat er nu feitelijk aan diensten wordt geleverd en het idee voor In Proces Regie Concept werd geboren. Globaal vertrekpunt:

Opdrachtgevers weten vaak niet wat zij geleverd krijgen

Opdrachtnemer weten vaak niet wat zij leveren

Wat maximaal geleverd wordt zijn facturen, kwaliteit rapporten, urenlijsten

Wat, waar, wanneer en hoe wordt gewerkt is niet bekend

Rapportages regelmatig nog op bonnetjes niveau

Op basis van klachten en audits wordt correctief opgetreden

Evaluatie vindt plaats op basis van aannames, klachten, incidenten

Verstandhouding opdrachtgever– opdrachtnemer fungeert als Haarlemmerolie

Aanleiding voor oplossing voor problematiek huidige technische dienstverlening

Geen grip op daadwerkelijke tijdsbesteding

Geen stabiele grip op kwaliteit

Matige motivatie en betrokkenheid technisch medewerker

Wat is er nodig?

Sturingsmechanisme voor (regie-) organisaties en techniek leveranciers

Oplossing waarbij technisch onderhoud kwantitatief en kwalitatief meetbaar is

Technisch medewerker centrale schakel in het kwaliteitsproces

InPRC biedt een oplossing voor problematiek huidige onderhoudsdienstverlening

Grip op daadwerkelijke tijdsbesteding

Stabiele grip op kwaliteit

Verhoging motivatie en betrokkenheid onderhoudsmedewerker

Wat is de invloed van InPRC op de technisch dienstverlener?

Sturingsmechanisme, weten wat waar, wanneer en op elk tijdstip

Maakt technisch onderhoud kwantitatief en kwalitatief inzichtelijk

Rechtstreekse arbeidsuren (en reistijd) registratie

Technisch medewerker wordt centrale schakel in kwaliteitsproces

Hoe werkt InPRC

Een centrale rol van de onderhoudsmedewerker

Elk service punt in het gebouw krijgt een unieke barcode

Het startpunt is een computer met internet (op het werkadres of thuis)

Monteur registreert zich op de computer met ‘scanner’ en naam/personeelnummer

Monteur meldt zich met scanner aan op te onderhouden installatie

Kiest onderhoudsprogramma, voert uit en registreert afwijkingen

Meldt zich af op de ruimte door aanmelding op de volgende installatie

Na afloop van contracttijd meldt de monteur zich af op de computer

Alle data wordt doorgezet naar opdrachtgever, opdrachtnemer en centrale database

Resultaten en bijvangst

Er wordt geappelleerd aan de kennis, ervaring en inzicht van de monteur

Monteur bepaalt met de ‘scanner’ keuze uit (voorgeschreven) onderhoud programma’s

Bijvangst: monteur registreert afwijkingen in ruimtes

Verstoringen worden direct onder de aandacht gebracht van partijen

Eigen ‘benchmarking’ en ‘data mining’ van prestaties

De positie van de onderhoudsmedewerker

Psychologie: Medewerker heeft behoefte aan: competentie (erkenning), autonomie en (sociale) verbinding. Samenwerking leidt tot sociaal kapitaal. Sociale uitwisseling (complimenten, zelf taak invullen, ruimte in de taak)

Eventuele werkdruk issues (nu ongrijpbaar) wordt inzichtelijk gemaakt in InPRC

‘Footsoldier’ rol opschalen naar (gewaardeerd) vakman, creativiteit ontwikkelen

Van uitvoerder van onderhoudswerk naar:

Vakman die met zijn inzicht bepaalt welk technisch onderhoud hij gaat uitvoeren, zijn kennis gebruikt om afwijkingen en verstoringen te registreren in de wetenschap dat deze informatie direct door opdrachtgever en opdrachtnemer wordt ontvangen en actie wordt ondernomen. Ruimte voor sociale innovatie. Introductie van een (optioneel) bonus systeem en of een ‘medewerker van de maand systeem’.

InPRC Kwaliteit inspecties / Assesment technisch onderhoud

Achteraf

Steekproefsgewijs, of

Real-time

Schouwing met vertegenwoordiger opdrachtgever

Datamining, benchmarken en rapportages

Naar mate meer gebouwen en meer werkdagen in het InPRC worden geregistreerd ontstaat gaandeweg een database met:

Uitgebreide rapportage mogelijkheden

Betrouwbare data van het technisch onderhoud per installatie

Medewerker prestaties

Onderhoudsprogramma prestaties en keuze van onderhoud per ruimte installatie

Voordelen Opdrachtgever

Offertes worden gebaseerd op reële en feitelijke gegevens in plaats van ‘markt’ normeringen

Bij uur contracten kan inzet arbeidstijd worden vergeleken met contract afspraken

Bij resultaatcontracten kan de geleverde prestatie worden getoetst aan het contract

Alle informatie betreffende de uitvoering op locatie, alsmede gesignaleerde afwijkingen en bijzonderheden, zijn aan het eind van elke werkdag beschikbaar

‘Up to date’ rapportages en ‘up to date’ archivering

Resultaten worden met de opdrachtgever gedeeld waardoor volledige transparantie ontstaat

Voordelen Opdrachtnemer

Nieuwe calculaties voor offertes kunnen worden gebaseerd op reële en feitelijke gegevens in plaats van ‘markt’ normeringen

Benchmarken: Prestaties vergelijken in vergelijkbare klant gebouwen

Up to date’ rapportages en ‘up to date’ archivering op klant en project niveau

Benchmarken: prestaties medewerkers vergelijken ten behoeve van optioneel ‘bonus/ beloning systeem’ of ‘medewerker van de maand’ systeem

Resultaten worden met de opdrachtgever worden gedeeld waardoor transparantie ontstaat en eventueel wantrouwen bij klant verdwijnt

InPRC server en datacentre

Op de server van InPRC worden de individuele relatie systemen (onderhoudsbedrijven) beheerd en worden periodiek ‘updates’ opgeleverd

Ook kunnen onderhoudsbedrijven aanvullende functies en maatwerk bestellen

Data bestanden wordt niet aan derden ter beschikking gesteld of commercieel aangewend

Cleaning Works is exclusief distributeur van het InPRC systeem

Voor meer informatie en voor presentaties gelieve contact opnemen met Hans Westerveld, info@cleaningworks.nl of telefoon 06 55 771 777.

Advertenties
Post a comment or leave a trackback: Trackback URL.

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s

%d bloggers liken dit: