Monthly Archives: september 2013

InPRC: FAQ, de belangrijkste gestelde vragen en antwoorden

Vraag: Kan ik bezuinigen met InPRC?

Antwoord: InPRC leidt tot efficiëncy. InPRC leidt tot inzicht waar welke (arbeids) tijd wordt besteed. In diverse praktijkproeven is een kostenbesparing van 10 tot 18 %, na aftrek van de investering in InPRC, gerealiseerd.

Vraag: InPRC claimt een resultaatverbetering in prestatie en kwaliteit. Hoe wordt deze claim bewaarheid?

Antwoord: InPRC is een concept waarin niet alleen de registratie van gewerkte tijd leidt (binnen de contractafspraken) tot de factuur, maar ook afspraken over ‘bonus’ punten voor de servicemedewerker en verdeling van de efficiëntie opbrengst tussen opdrachtgever en leverancier. Het geheel heeft als resultaat dat elke partij voordeel heeft aan de aanpak waarbij een positieve inzet verwacht kan worden.

Vraag: Is InPRC fraudegevoelig?

Antwoord: Net als bij een nieuw Nederlands paspoort kan ook bij het gebruik van InPRC ‘gefraudeerd’ worden. Eventuele manipulatie van bijvoorbeeld aanwezigheid-  of werktijd wordt echter uitgefilterd bij de analyse van de data die in het systeem wordt opgenomen.

Vraag: Waarom maakt InPRC gebruik van een barcode systeem dat toch eigenlijk achterhaald is?

Antwoord: Inderdaad is het barcode systeem een oud maar ook een bewezen systeem. De reden waarvoor het in InPRC gebruikt wordt kent verschillende redenen. De kosten van een geprinte barcode is ongeveer gelijk aan dat van een RFID-tag, maar de coderingskosten van een RFID-tag ligt veel hoger. Ook de kosten van RFID readers liggen hoger dan die van de barcode scanner. Afwegingen om gebruik te maken van ‘smartphones’ (in eigendom van de dienstverlener of van de servicemedewerker) kent bezwaren van eigendom, kosten en operationele bezwaren zoals telefoon thuis gelaten, beltegoed is op, overeenkomsten met individuele medewerkers enzovoort.

Vraag: Kan het barcodesysteem in InPRC ook worden omgewisseld met een RIFD systeem of een QReader systeem?

Antwoord: Ja, in de software van InPRC is rekening gehouden om data dat via andere systemen is verkregen in InPRC op te nemen. Ook is het mogelijk om systemen te combineren, bijvoorbeeld het barcode systeem aangevuld met QReader systemen. Dit vergt echter maatwerk.

Vraag: Is InPRC een controlemiddel?

Antwoord: Het is maar hoe men het bekijkt. InPRC heeft een focus op vakmanschap in plaats van controle.

Vraag: Wat levert InPRC voor de schoonmaakorganisatie op?

Antwoord: InPRC maakt het mogelijk om een zogenoemd ‘Prestatiecontract’ werkelijk uit te voeren als een ‘Kwaliteitscontract’. Met andere woorden, er wordt daadwerkelijk geleverd wat er binnen afgesproken kwaliteitsgrenzen afgesproken is. De verantwoording zit Real Time in InPRC opgesloten.

Vraag: Wat betekent InPRC voor contractmanagers?

Antwoord: Met InPRC worden alle schoonmaakgerelateerde-activiteiten feilloos geregistreerd en gemonitord. Met deze feiten wordt de dienstverlening steeds verder geprofessionaliseerd waarmee de kosten voor de Opdrachtgever verlagen en de opbrengsten voor de Oprachtnemer toenemen.

Vraag: Levert InPRC een toegevoegde waarde aan de Code Verantwoord Marktgedrag?

Antwoord: Op alle onderdelen van de Code, van Verantwoord Opdrachtgeversschap naar verantwoord Ondernemersschap, tot maximale transparantie draagt InPRC volledig bij aan deze kernuitgangspunten

Vraag: Hoeveel draagt de implementatietijd voor een werkend InPRC?

Antwoord: De vuistregel bedraagt voor elke 1.000 m2 is een implementatie-/voorbereidingstijd nodig van 4 uur.

Vraag: Wat is er nodig om InPRC ‘up & running’ te krijgen?

Antwoord: De belangrijkste onderdelen zijn: scanners, plattegronden gebouwen (of m2 info per ruimte, functie van de ruimte en ruimtenummers), opzetten ‘workaround’ in de webapplicatie en implementatie en testen.

Vraag: Zijn er risico’s verbonden aan het gebruik van InPRC?

Antwoord: InPRC maakt gebruik van een webapplicatie wat ‘geserviced’ wordt onder de meest strenge securitystandaarden. Op verzoek lichten wij deze beveiliging graag toe.

 

Advertenties

Promoting the environment in Jakarta by savings on water, energy and by reducing C02 emissions.

The International Hotel Association

To the attention to the Chairman

Amsterdam, the 20th of September 2013.

Subject: Promoting the environment in the capital by savings on water, energy and by reducing carbon (C02) emissions.

Dear Sir,

The International Hotel Association represents about 40 major hotels in your city. The hotels have their own shareholders, their own management and their own objectives. Is it a correct statement that the association acts as an industry club or as a service club? The members are part of this larger body, however they are totally independent and free to maintain their own policy. In the context of the association it will be imperative that only a few goals can be shared.

Hopefully a project to reduce the impact from the hotel operations on the environment in the city might be a goal that can be shared by many members of the International Hotel Association. Implicitly it can also lead to a great promotion of the association.

In order to explain this possibility we have prepared some figures. We made an estimation of the use of shower water in the 40 hotels from the International Hotel Association. 40 hotels with an average of 400 rooms have an estimate total of 16,000 rooms. We assume an occupancy of 70 % during 365 days which results in a total of 4,088.000 times per year that a hotel room is used. We assume that the rooms are used by one person who uses the shower one time in the evening and one time in the morning with a total of 10 minutes shower time.

A hotel shower delivers 15 liters of water per minute and when a restrictor is installed about 10 to 12 liters per minute. We make the calculation estimate as follows:

Total of hotel rooms used per year x occupancy of 70 % x minutes of shower use x liters of shower water per minute. In figures: 5,840.000 x 0.70 = 4,088.000 x 10 x 10 = 408.800.000 liters of water (408 million).

The International Hotel Association could propose to its members to adopt a ‘five year’ plan that will result in a dramatic reduction of the use of shower water. In a ‘five year’ plan it gives every hotel the opportunity to implement the new showerheads in a maintenance schedule that fits into their long-term planning.

With the new shower head systems, and of course we would like to promote our unique Oxygenics/Ecoshower systems, the use of shower water can be reduced with an estimate total of 163,520.000 liters of water per year. By the way with our shower head systems the experience of a shower remains perfect due to the supply of oxygen into the waterflow.

The benefits for the International Hotel Association includes the possibility of a major public relations activity regarding the ‘five year’ plan to reduce the use of the resources of the earth by its members and a promotion for the association itself.

The member hotels benefit first with a return of investment in less than a year and secondly with the yearly returning savings of the costs of water, the costs of heating shower water and their contribution to reduce carbon (C02).

With the estimated savings of the costs of water for the 40 hotels (163,520.000 x IDR 12,550 per 1000 liters = in US $ 210,563,45, the estimate savings on the cost of heating water = US $ 437,360 and the carbon reduction about 2,321.984 kg C02) we believe that the International Hotel Association has the opportunity to combine a good cause, the reduce of use of the earth’s resources and a strong reduction of the carbon emissions, with the savings on costs for its members.

Perhaps it is a good proposal to set up a commission which can further sharpen the calculations and to explore the possibillity to work together and to develop opportunities and discounts.

We keep ourselves available for further information.

Best Regards,

Cleaning Works

Advice on Cleaning Issues

Hans Westerveld, cfm

Director

www.cleaningworks.nl

Email: johanwesterveld@mac.com

Mobile: + 31 6 55 771 777

InPRC a tool for facility management

InPRC is a management tool for facility and technical services

The ‘In Proces Regie Concept’ (InPRC) is one of the new developments in facility and technical services making use of ICT and Internet. Notwithstanding systems with smartphones and App’s, “InPRC” works with a scanner and with barcodes. Although in the future barcodes can be replaced by RFID chips, to date the use of barcodes is the most simple and least expensive application.

How does it work

In the “InPRC” system every room, space or installation is provided with an unique barcode. The service employee (public servant, mechanic and or other service employees) logs on to the room or installation with a barcode scanner. On a barcode list all work programs for servicing and preventive – and corrective technical maintenance are indicated with barcodes. The service employee scans the program he must perform. On a list of barcodes for disruptions and details he scans any deviation. After completion of work in the room or installation the service employee logs off and logs on in the next room or installation. At the end of the workday, the scanner is connected to a PC to upload all data to the ‘workaround’ website where all data can be shared with the management and stakeholders.

InPRC in the center of the service operation

The central role of the service employee in the “InPRC” system is an appeal to his knowledge and experience on site, rather than reliance on the knowledge in the office of the client or service provider. The service employee has the best understanding of the situation on sites. Within the framework of the work programs and service schedules he determines which program he is going to perform. With the ability to scan quickly and effectively details and disruptions, a special catch is created for the service provider as well as for the client.

What are the benefits of InPRC

The available data for servicing consists of the performance in all functional areas such as offices / workplaces, restrooms and traffic areas. For technical maintenance, the information from completed tasks to system maintenance is available. In addition the data consists of the presence hours / time total and per employee. There is also a list of available features and distortions in total and per space or installation. With more buildings or installations are registered in the “InPRC” database, the wealth of data can be used for benchmarking and offers a solid basis for calculations for new projects and tenders.

Assessment

InPRC can also be used as assessment tool for the assessment of services and outsourced maintenance and outsourced services. Two applications are for instance:

1. Registration with the use of ‘scanners’ and barcodes on external places for obtaining and recording current distortions and details. After uploading the data from the scanners on a laptop/personal computer, the dashboard in the website ‘workaround’ offers a multitude of data as a result: residence registration, details of disturbances per room, per system, per building, per period and per year. Benchmarking and data mining in the customer dashboard for the purpose of management. From the distortions and special reporting the organization can quickly  take action.

2. Assessment of quality of completed work in remote locations using ‘scanners’ and barcoding. After charging the data to a PC the dashboard of the ‘workaround’ in the website shows the total of registered elements that lead to lists of action items, agenda items for consultation with involved employees and companies, evaluations of contracts and benchmarking.

The flowchart of InPRC

InPRC is patented

“InPRC” has obtained a patent for this tool, described in Patent No. NL ​​1033348.

Contact

The “InPRC” system is marketed by Cleaning Works. For more information please contact Hans Westerveld through email info@cleaningworks.nl or call +31 6 55 771777.

www.cleaningworks.nl