Category Archives: Technical maintenance

Schiphol en de terugkerende schoonmaakpersoneel issues

Nieuws in de vakpers. Het winnen van de ‘Best Practice Award’ en ‘FNV: Schiphol voor Schoonmakerstribunaal gesleept’. We kunnen wel stellen dat er ‘goed’ en ‘kwaad’ is in de wereld maar daar wordt het, tenminste één maal per twee jaar terugkerende, stakingsprobleem niet mee opgelost.

Tot 1980 zorgde de dienst Was-, Bad-, Schoonmaak en Zweminrichtingen van de gemeente Amsterdam voor de schoonmaak van Schiphol. Schoonmaakbedrijf Westerveld B.V., toen nog als zelfstandige onderneming, was het eerste commerciële schoonmaakbedrijf dat de schoonmaak van geheel Schiphol gedurende twee keer vijf jaar uitgevoerd heeft tot 1990. Na verdere uitbreidingen tot aan de verdubbeling van de terminal werd besloten het complex op te delen in uit te besteden percelen.

Stakingen op Schiphol

Vermoedelijk waren stakingen van schoonmakers toen deze voornamelijk de status van Amsterdamse ambtenaar hadden onbekend op Schiphol. De eerste staking deed zich voor in 1990 met een, niet door vakbonden ondersteunde, actie om macht te verwerven en boven cao vergoedingen te eisen. Zeker te vermelden waard is dat FNV bestuurder Leen van Dijke het op zich nam om te bemiddelen en uiteindelijk zorgde voor oplossingen van het conflict. In de recente geschiedenis was Schiphol één van de locaties waar gestaakt werd, onder meer in 2009, 2010, 2012 en 2014.

Bij diverse cao onderhandelingen met de werkgeversorganisatie Schoonmaak en Bedrijfsdiensten OSB wordt vanuit de vakbonden druk uitgeoefend door bij spraakmakende opdrachtgevers van schoonmaakbedrijven actie te voeren. Opdrachtgevers zoals universiteiten, academische ziekenhuizen en natuurlijk Schiphol krijgen dan bezoek van boze schoonmakers met spandoeken. Overgewaaid vanuit de Verenigde Staten is dit beleid aangescherpt met dezelfde acties maar dan thuis bij aandeelhouders van schoonmaakbedrijven. Ook directies van   opdrachtgevers komen dan aan de beurt. CEO tegen FM: ‘Houdt die lui bij mijn kantoor vandaan!’ Met regelmaat zijn er stakingen van schoonmakers gedurende cao onderhandelingen.

‘Prangende misstanden’ zijn zeer onwaarschijnlijk

Dan nu de huidige actie van een vakbond om op Schiphol ‘een aantal prangende misstanden aan de kaak te stellen’. De aanleiding is kennelijk het verwerven van de Best Practice Award 2016 van de Code Verantwoordelijk Marktgedrag, al kan het ook welkom zijn dat op dit moment onderhandelingen plaatsvinden voor een nieuwe schoonmaak cao.

Welke zijn dan die ‘prangende misstanden’? Ook als we de enigszins overdreven bewoordingen terugbrengen naar standaard normering, zie ik geen misstanden in de schoonmaak op Schiphol. De vertegenwoordigers van de opdrachtgever zien die ook niet, ware dit wel het geval dan zouden zij zeker met de schoonmaak directies over dit onderwerp in gesprek zijn geraakt. Schiphol heeft zich in het recente verleden uitgesloofd om faciliteiten voor de schoonmakers te verbeteren. Vele innovaties, faciliteiten en initiatieven van Schiphol werden ontplooid met onder meer met de mee financiering van taalcursussen, de mee financiering van aanvullende reiskosten, het participeren in overleg met schoonmaak vertegenwoordigingen. Helaas kreeg dit niet de waardering van de schoonmakers, dan wel werd het snel vergeten in tijden van acties voor een nieuwe schoonmaak cao.

Nog een paar factoren: Het schoonmaak materiaal is in de loop der jaren sterk verbeterd, de werkkleding is sterk verbeterd inclusief een representatieve uitstraling. Een belangrijke factor is ook dat de afwerk materialen zoals vloeren zich veel makkelijker laten reinigen. Allemaal factoren in het voordeel van de schoonmaker.

Werkdruk Analyse

Voor het in kaart brengen van ‘prangende misstanden’, hierbij zal mogelijk werkdruk issues bedoeld zijn, is een doeltreffende oplossing in de markt.

Het betreft het facility management systeem InPRC. In het kort toegelicht krijgt elke ruimte een unieke barcode, grote ruimtes krijgen er meer. De schoonmaker scant de ruimte en voert zijn programma uit, deze methode wordt in elke ruimte herhaald. Aan het eind van de shift worden de geregistreerde barcodes via een PC opgeladen naar de ‘clientapplicatie’, alwaar de informatie kan worden geanalyseerd. Zowel opdrachtgever als schoonmaakbedrijf kunnen toegang krijgen tot dit systeem waardoor maximale transparantie ontstaat. Niet elke schoonmaker hoeft met een scanner te werken. Een aantal is voldoende om, nadat maanden aan registraties zijn opgeladen, bruikbare kengetallen te kunnen verwerven. Een paar stappen verder is het combineren van gegevens van passagiersstromen en eventueel de vliegbewegingen en je krijgt bijzonder interessante data.

Eventuele werkdruk issues worden vanuit de data zichtbaar en kunnen worden aangepakt.

Meer informatie over InPRC (InProcesRegieConcept) is te verkrijgen via www.inprc.nl en via info@inprc.nl

Hans Westerveld, cfm, is consultant voor de facilitaire industrie met activiteiten in Nederland en in Indonesië.

Contact: johanwesterveld@mac.com

Website: www.cleaningworks.nl

Website: http://restroomcleaning.org

Blog: https://hanswesterveld.wordpress.com

Meer informatie over Was-, Bad-, Schoonmaak en Zweminrichtingen diensten

https://archief.amsterdam/inventarissen/overzicht/5282a.html

InPRC: FAQ, de belangrijkste gestelde vragen en antwoorden

Vraag: Kan ik bezuinigen met InPRC?

Antwoord: InPRC leidt tot efficiëncy. InPRC leidt tot inzicht waar welke (arbeids) tijd wordt besteed. In diverse praktijkproeven is een kostenbesparing van 10 tot 18 %, na aftrek van de investering in InPRC, gerealiseerd.

Vraag: InPRC claimt een resultaatverbetering in prestatie en kwaliteit. Hoe wordt deze claim bewaarheid?

Antwoord: InPRC is een concept waarin niet alleen de registratie van gewerkte tijd leidt (binnen de contractafspraken) tot de factuur, maar ook afspraken over ‘bonus’ punten voor de servicemedewerker en verdeling van de efficiëntie opbrengst tussen opdrachtgever en leverancier. Het geheel heeft als resultaat dat elke partij voordeel heeft aan de aanpak waarbij een positieve inzet verwacht kan worden.

Vraag: Is InPRC fraudegevoelig?

Antwoord: Net als bij een nieuw Nederlands paspoort kan ook bij het gebruik van InPRC ‘gefraudeerd’ worden. Eventuele manipulatie van bijvoorbeeld aanwezigheid-  of werktijd wordt echter uitgefilterd bij de analyse van de data die in het systeem wordt opgenomen.

Vraag: Waarom maakt InPRC gebruik van een barcode systeem dat toch eigenlijk achterhaald is?

Antwoord: Inderdaad is het barcode systeem een oud maar ook een bewezen systeem. De reden waarvoor het in InPRC gebruikt wordt kent verschillende redenen. De kosten van een geprinte barcode is ongeveer gelijk aan dat van een RFID-tag, maar de coderingskosten van een RFID-tag ligt veel hoger. Ook de kosten van RFID readers liggen hoger dan die van de barcode scanner. Afwegingen om gebruik te maken van ‘smartphones’ (in eigendom van de dienstverlener of van de servicemedewerker) kent bezwaren van eigendom, kosten en operationele bezwaren zoals telefoon thuis gelaten, beltegoed is op, overeenkomsten met individuele medewerkers enzovoort.

Vraag: Kan het barcodesysteem in InPRC ook worden omgewisseld met een RIFD systeem of een QReader systeem?

Antwoord: Ja, in de software van InPRC is rekening gehouden om data dat via andere systemen is verkregen in InPRC op te nemen. Ook is het mogelijk om systemen te combineren, bijvoorbeeld het barcode systeem aangevuld met QReader systemen. Dit vergt echter maatwerk.

Vraag: Is InPRC een controlemiddel?

Antwoord: Het is maar hoe men het bekijkt. InPRC heeft een focus op vakmanschap in plaats van controle.

Vraag: Wat levert InPRC voor de schoonmaakorganisatie op?

Antwoord: InPRC maakt het mogelijk om een zogenoemd ‘Prestatiecontract’ werkelijk uit te voeren als een ‘Kwaliteitscontract’. Met andere woorden, er wordt daadwerkelijk geleverd wat er binnen afgesproken kwaliteitsgrenzen afgesproken is. De verantwoording zit Real Time in InPRC opgesloten.

Vraag: Wat betekent InPRC voor contractmanagers?

Antwoord: Met InPRC worden alle schoonmaakgerelateerde-activiteiten feilloos geregistreerd en gemonitord. Met deze feiten wordt de dienstverlening steeds verder geprofessionaliseerd waarmee de kosten voor de Opdrachtgever verlagen en de opbrengsten voor de Oprachtnemer toenemen.

Vraag: Levert InPRC een toegevoegde waarde aan de Code Verantwoord Marktgedrag?

Antwoord: Op alle onderdelen van de Code, van Verantwoord Opdrachtgeversschap naar verantwoord Ondernemersschap, tot maximale transparantie draagt InPRC volledig bij aan deze kernuitgangspunten

Vraag: Hoeveel draagt de implementatietijd voor een werkend InPRC?

Antwoord: De vuistregel bedraagt voor elke 1.000 m2 is een implementatie-/voorbereidingstijd nodig van 4 uur.

Vraag: Wat is er nodig om InPRC ‘up & running’ te krijgen?

Antwoord: De belangrijkste onderdelen zijn: scanners, plattegronden gebouwen (of m2 info per ruimte, functie van de ruimte en ruimtenummers), opzetten ‘workaround’ in de webapplicatie en implementatie en testen.

Vraag: Zijn er risico’s verbonden aan het gebruik van InPRC?

Antwoord: InPRC maakt gebruik van een webapplicatie wat ‘geserviced’ wordt onder de meest strenge securitystandaarden. Op verzoek lichten wij deze beveiliging graag toe.

 

InPRC a tool for facility management

InPRC is a management tool for facility and technical services

The ‘In Proces Regie Concept’ (InPRC) is one of the new developments in facility and technical services making use of ICT and Internet. Notwithstanding systems with smartphones and App’s, “InPRC” works with a scanner and with barcodes. Although in the future barcodes can be replaced by RFID chips, to date the use of barcodes is the most simple and least expensive application.

How does it work

In the “InPRC” system every room, space or installation is provided with an unique barcode. The service employee (public servant, mechanic and or other service employees) logs on to the room or installation with a barcode scanner. On a barcode list all work programs for servicing and preventive – and corrective technical maintenance are indicated with barcodes. The service employee scans the program he must perform. On a list of barcodes for disruptions and details he scans any deviation. After completion of work in the room or installation the service employee logs off and logs on in the next room or installation. At the end of the workday, the scanner is connected to a PC to upload all data to the ‘workaround’ website where all data can be shared with the management and stakeholders.

InPRC in the center of the service operation

The central role of the service employee in the “InPRC” system is an appeal to his knowledge and experience on site, rather than reliance on the knowledge in the office of the client or service provider. The service employee has the best understanding of the situation on sites. Within the framework of the work programs and service schedules he determines which program he is going to perform. With the ability to scan quickly and effectively details and disruptions, a special catch is created for the service provider as well as for the client.

What are the benefits of InPRC

The available data for servicing consists of the performance in all functional areas such as offices / workplaces, restrooms and traffic areas. For technical maintenance, the information from completed tasks to system maintenance is available. In addition the data consists of the presence hours / time total and per employee. There is also a list of available features and distortions in total and per space or installation. With more buildings or installations are registered in the “InPRC” database, the wealth of data can be used for benchmarking and offers a solid basis for calculations for new projects and tenders.

Assessment

InPRC can also be used as assessment tool for the assessment of services and outsourced maintenance and outsourced services. Two applications are for instance:

1. Registration with the use of ‘scanners’ and barcodes on external places for obtaining and recording current distortions and details. After uploading the data from the scanners on a laptop/personal computer, the dashboard in the website ‘workaround’ offers a multitude of data as a result: residence registration, details of disturbances per room, per system, per building, per period and per year. Benchmarking and data mining in the customer dashboard for the purpose of management. From the distortions and special reporting the organization can quickly  take action.

2. Assessment of quality of completed work in remote locations using ‘scanners’ and barcoding. After charging the data to a PC the dashboard of the ‘workaround’ in the website shows the total of registered elements that lead to lists of action items, agenda items for consultation with involved employees and companies, evaluations of contracts and benchmarking.

The flowchart of InPRC

InPRC is patented

“InPRC” has obtained a patent for this tool, described in Patent No. NL ​​1033348.

Contact

The “InPRC” system is marketed by Cleaning Works. For more information please contact Hans Westerveld through email info@cleaningworks.nl or call +31 6 55 771777.

www.cleaningworks.nl

Pricing InPRC

Reken en kostenmodel InPRC

Voor eigenaren en exploitanten van gebouwen, in casu opdrachtgevers van schoonmaakbedrijven en technische dienstverleners: € 0,15 per m2 BVO (tot 5.000 m2) en € 0,10 per m2 BVO (vanaf 10.000 m2) per jaar. In bijgaand pdf document treft u een opzet aan van de berekening van kosten, besparingen en uitzicht op kwaliteit in een gebouw grootte van 10.000 m2 en een gebouw van 15.000 m2.

 

InPRC voor overheid en gemeentes

InProcesRegieConcept ‘InPRC’

InPRC sturing software voor opdrachtgevers van facilitaire diensten en onderhoud in eigen beheer. Slimme software met goedkope hardware.

Toepassing 1: Sturingshulp met inzet van ‘scanners’ en barcodes op externe werklocaties voor het verkrijgen en registreren van actuele verstoringen en bijzonderheden. Na oplading van de data via een pc ontstaat op het dashboard in de website ‘workaround’ een veelheid van gegevens als resultaat: verblijfsregistratie, verstoringen en bijzonderheden per ruimte, per installatie, per gebouw, per periode en per jaar. Benchmarking en ‘data mining’ in het klant dashboard ten behoeve van het management. Vanuit de verstoringen en bijzonderheden rapportage kan een organisatie snel actie laten ondernemen.

Toepassing 2. Assessment van kwaliteit van opgeleverd werk op externe locaties met behulp van ‘scanners’ en barcodering. Na oplading van de data via een pc ontstaat op het dashboard in de website ‘workaround’ het totaal aan geregistreerde elementen die leiden tot lijsten met actie punten, agenda punten voor overleg met uitvoerende instanties, evaluaties van contracten en benchmarking.

Voor meer informatie mail svp naar info@cleaningworks.nl

InPRC als sturings instrument voor facilitaire en technische dienstverlening

Het InProcesRegieConcept (InPRC) is één van de nieuwe ontwikkelingen in de facilitaire dienstverlening waarbij gebruik gemaakt wordt van ICT en internet. In afwijking van systemen met ‘smartphones en App’s werkt “InPRC” met een scanner en barcodes. Hoewel op termijn de barcodes vervangen kunnen worden door RIFD chips is het gebruik van barcodes tot heden de meest eenvoudige en goedkoopste toepassing.

Hoe werkt het

In het “InPRC” systeem wordt elke ruimte of installatie voorzien van een barcode. De service medewerker (schoonmaker of monteur) meldt zich aan op de ruimte met een barcode scanner. Op een barcode lijst zijn alle werkprogramma’s voor het schoonmaakbedrijf of alle preventief – en correctief service onderhoud met barcodes aangegeven. De service medewerker scant het programma dat hij gaat uitvoeren. Op een lijst met barcodes voor verstoringen en bijzonderheden scant hij eventuele afwijkingen. Na beëindiging van het werk in de betreffende ruimte of installatie meldt de service medewerker zich af. Aan het einde van de werkdag wordt de scanner gekoppeld aan een pc en worden alle gegevens opgeladen naar de computer van de klant en desgewenst opgestuurd naar diens klant, zijnde de opdrachtgever.

InPRC in het hart van de dienstverlening

Met de centrale rol van de schoonmaker en de monteur in het “InPRC” wordt geappelleerd aan zijn kennis en ervaring op de klant locatie in plaats van de kennis op het hoofdkantoor van de dienstverlener. In plaats van sturing op afstand wordt sturing op locatie een feit. De service medewerker kent als beste de situatie op de locaties. Binnen het kader van de werkprogramma’s en service schema’s bepaalt hij welk programma wordt uitgevoerd. Met de mogelijkheid om snel en effectief bijzonderheden en verstoringen door te geven aan de dienstverlener en aan de opdrachtgever wordt een bijzondere bijvangst gecreëerd.

Wat levert het InPRC op

De voor het schoonmaakbedrijf beschikbare data bestaat uit de prestaties in alle functieruimten zoals kantoren/werkplekken, sanitair en verkeersruimten. Voor technisch onderhoudsbedrijven bestaat de informatie uit opgeleverd werk aan onderhoud van installaties. Daarnaast bestaat de data uit de aanwezigheidsuren/tijd totaal en per medewerker. Tevens is er een overzicht beschikbaar van bijzonderheden en verstoringen totaal en per ruimte en of installatie. Naar mate meer gebouwen of installaties in het “InPRC” worden opgenomen ontstaat een database waarin ‘benchmarking’ een fundering biedt voor sturing en een basis voor nacalculaties en voor het uitbrengen van nieuwe offertes.

Assessment en bonus systeem

Het meten van kwaliteit kan eveneens met het “InPRC”  worden uitgevoerd. Met de scanner meldt de assessor zich aan op de te controleren ruimte of installatie. Met een barcode lijst met de te beoordelen elementen wordt de waardering vastgesteld. Ook is de optie opgenomen om de schoonmaker of de monteur te waarderen met een ‘pluim’ dat recht geeft op een bonus betaling. Een juiste en gemotiveerde inzet van de schoonmaker en de monteur heeft tenslotte tot gevolg dat geen of minder reparatiekosten dienen te worden gemaakt door een mindere performance.

Ideale inzet van InPRC

Het dienstverlenende bedrijf kan ervoor kiezen “InPRC” in te zetten voor de eigen organisatie waarbij uitsluitend de lijst met bijzonderheden en verstoringen met de opdrachtgever wordt gedeeld. De ideale inzet van “InPRC” voorziet in aansluiting van zowel opdrachtgever als dienstverlener op het systeem. Alle informatie wordt hierbij  gedeeld waardoor volledige transparantie ontstaat. Dat lijkt in eerste instantie ongewenst daar de opdrachtgever in de ‘black box’ van de dienstverlener kan kijken. Echter indien bij herijking van afspraken met de klant omtrent correcte uurtarieven in plaats van het door de markt afgedwongen niveau en het delen van efficiëncy resultaat als gevolg van inzet van het “InPRC” er een nieuwe situatie ontstaat die gebaseerd is op vertrouwen. Vertrouwen dat zal leiden tot continuïteit van de opdracht en waarbij ook door ‘benchmarking’ ervaring en kennis ontstaat bij de opdrachtgever waardoor de inzet van externe bureaus minder of niet meer nodig is.

Code Verantwoordelijk Marktgedrag en het InPRC

Het “InPRC” biedt handvatten voor de toepassing van richtlijnen van de Code Verantwoordelijk Marktgedrag. Elementen uit deze code zoals transparantie en communicatie tussen opdrachtgevers en opdrachtnemers, arbeidsomstandigheden en eventuele werkdruk aspecten zijn aspecten die met “InPRC’ inzichtelijk worden gemaakt. Informatie uitwisseling tussen leveranciers en service medewerkers, opvolging van klachtenafhandeling zijn eveneens elementen die voortvloeien uit het gebruik van “InPRC”.Tevens is een ontwikkeling van een strikt zakelijke relatie tussen opdrachtgever en opdrachtnemer naar een relatie waarin meer sprake is van partnership.

InPRC is gepatenteerd

“InPRC” heeft voor dit softwarepakket een octrooi verkregen onder de naam van  IPCC (In Proces Cleaning Concept), octrooi beschreven onder nr. NL 1033348.

Contact

Het “InPRC” wordt in Nederland op de markt gebracht door Cleaning Works. Hans Westerveld verschaft u graag meer informatie. Voor het maken van een afspraak s.v.p. mailen naar info@cleaningworks.nl of bel 06 55 771 777.

An innovative approach for the organization and management of technical maintenance

In Process Regie Concept: transparency for clients of technical maintenance

The genesis of the InPRC. Procurement and facility management wondered: what have we actually been delivered, except invoices, quality reports, complaints and corrective actions based on defects found by us. They asked the supplier, but they could not produce more than invoices, quality reports and hours lists not related to a system. Suppliers of technical services apparently have a ‘black box’ and do not seem to know what is actually being delivered, thus summarized:

Clients do not know what they get delivered

Contractors do not know what they deliver

What is delivered are invoices, quality records, hours list where available

What, where, when and how is not known

Reports often on individual coupon books

Based on complaints and audits, corrective action is required

Evaluation is based on assumptions, complaints, incidents and the quality of the contractor-client relationship

Reason for solution: current issues technical services

No grip on actual time spent

No stable grip on quality

Low motivation and commitment technician

What is needed?

Control Mechanism (directing) for organizations and technical service providers

Solution where technical maintenance quantitatively and qualitatively is measurable

Technical assistant central link in quality process

Introduction InPRC system

InPRC solves problems existing with maintenance services

Grip on actual time spent

Stable grip on quality

Increase employee motivation and commitment maintenance

What is the influence of InPRC the technical service?

Control Mechanism, know when, where and at any time

Produces insight in the quantity and the quality of the technical maintenance

Direct labor (and time) registration

Mechanic is the central link in the quality process

InPRC, the approach

The central role of the maintenance employee

Each service point in the building will get an unique barcode

The starting point is a computer with internet access (at work or home address)

Mechanic registers on the computer with a ‘scanner’ and name / employee number

Mechanic logs with his scanner in on the barcode of the installation

Selects maintenance, performs and records his services and any deviations. For this he uses a list with unique barcodes that represents the service activities, possible deviations and additional details

Logs off at the same barcode and proceeds to the next installation

After contract time the technician logs off on the computer

All data will be automatically forwarded to the client, the contractor and the central database

Results and catch

It is an appeal to the knowledge and experience of the mechanic

Technician determines with the ‘scanner’ the (required) maintenance programs

Bycatch: mechanic registers any deviation in and around installations and rooms

Disturbances are immediately brought to the attention of the parties

Own ‘benchmarking’ and ‘data mining’ performance

The position of the mechanic

Psychology: Employee needs: competence (recognition), and autonomy (social) connection. Cooperation leads to social capital. Social exchange (compliments, fill yourself task, in the task space)

Any pressure issues (now elusive) is visualized in InPRC

Scaling ‘Foot Soldier’ ​​role to (appreciated) craftsman, develop creativity

From performer of maintenance to:

Craftsman with his experience determines what technical maintenance he is going to perform, uses his knowledge to register any deviation, knowing that this information is automatically received and will be used for further action bij supplier or client.

InPRC Quality inspection / Assessment technical maintenance, using the same ‘scanner’ system with a set of barcodes that represent the levels of quality

Afterwards

Randomly

Real-time

Inspection with client representative

Data mining, benchmarking and reporting

With more buildings and plants recorded in the InPRC system gradually a reliable database will emerge:

Extensive reporting capabilities

Reliable data of the technical maintenance per installation

Employee performance

Maintenance performance and choice of maintenance per room installation

Benefits Contractor

New calculations for bids can be based on real and actual data instead of “market” standards

Benchmarking: Compare Performance in similar customer premises

Up-to-date reports and ‘up to date’ archiving at client and project level

Benchmarking: Compare performance of employees for optional ‘bonus / reward system “or” employee of the month’ system

Results are shared which creates transparency and the dissappearing of any possible distrust in customer relations

Client Benefits

Quotations are based on real and actual data instead of “market” standards

Hours contracts can be compared to the contract agreements

‘Result’ contracts can be measured with the performance and delivered quality

All information concerning the implementation on site, as well as deviations detected and details are at the end of each working day available

‘Up to date’ reports and ‘up to date’ archiving

Results are shared with the client, allowing full transparency

InPRC server and data center

The individual client systems are maintained at the InPRC server, data access is restricted to clients. Data files are not made available to third parties or used commercially

For more information and presentations please contact Hans Westerveld, info@cleaningworks.nl or phone +31 6 55771777.

Innovatieve aanpak organisatie en beheer van technisch onderhoud

InProcesRegieConcept

In Proces Regie Concept: transparantie voor opdrachtgevers van technisch onderhoud

Het ontstaan van het InPRC.

Inkoop en facilitymanagement vroeg zich af: wat krijgen we nu eigenlijk geleverd, behalve facturen, kwaliteit rapportages, klachten en herstel acties op basis van door ons geconstateerde defecten. Zij vroegen het de leverancier, echter deze kon ook niet meer produceren dan facturen, kwaliteitsrapporten, individuele onderhoudslijsten en niet aan systeem gerelateerde urenlijsten. Dienstverlening kent kennelijk een ‘black box’ en partijen lijken niet te weten wat er nu feitelijk aan diensten wordt geleverd en het idee voor In Proces Regie Concept werd geboren. Globaal vertrekpunt:

Opdrachtgevers weten vaak niet wat zij geleverd krijgen

Opdrachtnemer weten vaak niet wat zij leveren

Wat maximaal geleverd wordt zijn facturen, kwaliteit rapporten, urenlijsten

Wat, waar, wanneer en hoe wordt gewerkt is niet bekend

Rapportages regelmatig nog op bonnetjes niveau

Op basis van klachten en audits wordt correctief opgetreden

Evaluatie vindt plaats op basis van aannames, klachten, incidenten

Verstandhouding opdrachtgever– opdrachtnemer fungeert als Haarlemmerolie

Aanleiding voor oplossing voor problematiek huidige technische dienstverlening

Geen grip op daadwerkelijke tijdsbesteding

Geen stabiele grip op kwaliteit

Matige motivatie en betrokkenheid technisch medewerker

Wat is er nodig?

Sturingsmechanisme voor (regie-) organisaties en techniek leveranciers

Oplossing waarbij technisch onderhoud kwantitatief en kwalitatief meetbaar is

Technisch medewerker centrale schakel in het kwaliteitsproces

InPRC biedt een oplossing voor problematiek huidige onderhoudsdienstverlening

Grip op daadwerkelijke tijdsbesteding

Stabiele grip op kwaliteit

Verhoging motivatie en betrokkenheid onderhoudsmedewerker

Wat is de invloed van InPRC op de technisch dienstverlener?

Sturingsmechanisme, weten wat waar, wanneer en op elk tijdstip

Maakt technisch onderhoud kwantitatief en kwalitatief inzichtelijk

Rechtstreekse arbeidsuren (en reistijd) registratie

Technisch medewerker wordt centrale schakel in kwaliteitsproces

Hoe werkt InPRC

Een centrale rol van de onderhoudsmedewerker

Elk service punt in het gebouw krijgt een unieke barcode

Het startpunt is een computer met internet (op het werkadres of thuis)

Monteur registreert zich op de computer met ‘scanner’ en naam/personeelnummer

Monteur meldt zich met scanner aan op te onderhouden installatie

Kiest onderhoudsprogramma, voert uit en registreert afwijkingen

Meldt zich af op de ruimte door aanmelding op de volgende installatie

Na afloop van contracttijd meldt de monteur zich af op de computer

Alle data wordt doorgezet naar opdrachtgever, opdrachtnemer en centrale database

Resultaten en bijvangst

Er wordt geappelleerd aan de kennis, ervaring en inzicht van de monteur

Monteur bepaalt met de ‘scanner’ keuze uit (voorgeschreven) onderhoud programma’s

Bijvangst: monteur registreert afwijkingen in ruimtes

Verstoringen worden direct onder de aandacht gebracht van partijen

Eigen ‘benchmarking’ en ‘data mining’ van prestaties

De positie van de onderhoudsmedewerker

Psychologie: Medewerker heeft behoefte aan: competentie (erkenning), autonomie en (sociale) verbinding. Samenwerking leidt tot sociaal kapitaal. Sociale uitwisseling (complimenten, zelf taak invullen, ruimte in de taak)

Eventuele werkdruk issues (nu ongrijpbaar) wordt inzichtelijk gemaakt in InPRC

‘Footsoldier’ rol opschalen naar (gewaardeerd) vakman, creativiteit ontwikkelen

Van uitvoerder van onderhoudswerk naar:

Vakman die met zijn inzicht bepaalt welk technisch onderhoud hij gaat uitvoeren, zijn kennis gebruikt om afwijkingen en verstoringen te registreren in de wetenschap dat deze informatie direct door opdrachtgever en opdrachtnemer wordt ontvangen en actie wordt ondernomen. Ruimte voor sociale innovatie. Introductie van een (optioneel) bonus systeem en of een ‘medewerker van de maand systeem’.

InPRC Kwaliteit inspecties / Assesment technisch onderhoud

Achteraf

Steekproefsgewijs, of

Real-time

Schouwing met vertegenwoordiger opdrachtgever

Datamining, benchmarken en rapportages

Naar mate meer gebouwen en meer werkdagen in het InPRC worden geregistreerd ontstaat gaandeweg een database met:

Uitgebreide rapportage mogelijkheden

Betrouwbare data van het technisch onderhoud per installatie

Medewerker prestaties

Onderhoudsprogramma prestaties en keuze van onderhoud per ruimte installatie

Voordelen Opdrachtgever

Offertes worden gebaseerd op reële en feitelijke gegevens in plaats van ‘markt’ normeringen

Bij uur contracten kan inzet arbeidstijd worden vergeleken met contract afspraken

Bij resultaatcontracten kan de geleverde prestatie worden getoetst aan het contract

Alle informatie betreffende de uitvoering op locatie, alsmede gesignaleerde afwijkingen en bijzonderheden, zijn aan het eind van elke werkdag beschikbaar

‘Up to date’ rapportages en ‘up to date’ archivering

Resultaten worden met de opdrachtgever gedeeld waardoor volledige transparantie ontstaat

Voordelen Opdrachtnemer

Nieuwe calculaties voor offertes kunnen worden gebaseerd op reële en feitelijke gegevens in plaats van ‘markt’ normeringen

Benchmarken: Prestaties vergelijken in vergelijkbare klant gebouwen

Up to date’ rapportages en ‘up to date’ archivering op klant en project niveau

Benchmarken: prestaties medewerkers vergelijken ten behoeve van optioneel ‘bonus/ beloning systeem’ of ‘medewerker van de maand’ systeem

Resultaten worden met de opdrachtgever worden gedeeld waardoor transparantie ontstaat en eventueel wantrouwen bij klant verdwijnt

InPRC server en datacentre

Op de server van InPRC worden de individuele relatie systemen (onderhoudsbedrijven) beheerd en worden periodiek ‘updates’ opgeleverd

Ook kunnen onderhoudsbedrijven aanvullende functies en maatwerk bestellen

Data bestanden wordt niet aan derden ter beschikking gesteld of commercieel aangewend

Cleaning Works is exclusief distributeur van het InPRC systeem

Voor meer informatie en voor presentaties gelieve contact opnemen met Hans Westerveld, info@cleaningworks.nl of telefoon 06 55 771 777.