Tag Archives: schoonmaak blog

HRM in Crematorium Business

 

HR en FM, zonder directie, in gesprek over de ontwikkeling van een aantrekkelijke en productieve werkomgeving. Huisvesting is steeds vaker een strategisch instrument bij het realiseren van organisatiedoelen.

Een doordacht huisvestingsplan, ontwikkeld vanuit de visie van het bedrijf, draagt actief bij aan het bevorderen van innovatie en samenwerking, welzijn en gezondheid en het aantrekken en binden van medewerkers.

Toekomstbestendige huisvestings concepten en manieren om deze te beheren en borgen.

Uiteraard gaan we door op de ingeslagen weg: de meest klantgerichte facilitaire dienstverlener. Toekomstgeschikte betrokkenheid maakt het verschil. The keys to success is to acquire, develop and retain talented employees faster and more efficiently than our competitors.

Niemand understands the true value of a wonderful team better than we, the crematorium business.

Het klantgerichtheidsprogramma dat door het hele bedrijf is uitgerold heeft ertoe geleid dat klantgerichtheid veel sterker in de genen is verankerd. ‘Daarmee zijn onze scores op gebied van klanttevredenheid fors gestegen, klanten ervaren bovendien echt een verandering bij ons management, dat kennelijk voorheen niet klantgericht was. Hiermee stijgt ook de bloeddruk, en dat is cruciaal voor onze marktpositie’.

We hebben goed en belangrijk nieuws! Met ingang van 1 april 2016 zijn de gestoffeerde uitvaartkisten van ons ook toegelaten in alle crematoria en in uw eigen achtertuin.

Sturing – en Waarderingsystemen in de schoonmaakbranche

Nu we in de branche weer allemaal aan het schoonmaken zijn en de wonden laten helen van de afgelopen staking periode is het tijd om te kijken wat we hiervan kunnen leren. De gepubliceerde elementen waarom er werd gestaakt waren onder meer doorbetalen wachtdagen, respect, meer loon en werkdruk problematiek. Hoe gaan we voorkomen dat dit staking ritueel zich gaat herhalen in de toekomst. Wat kunnen we doen.

De schoonmaak CAO is in vergelijk met andere CAO’s in de dienstverlening een goede CAO. Niets aan doen behoudens doorontwikkeling in de geest van de tijd.

Wachtdagen zijn opgelost, meer loon binnen het kader van de mogelijkheden ook. Resteert de werkdruk problematiek en het ontbreken van respect voor de schoonmakers. Maar ook het ontbreken van een transparante bedrijfsvoering.

Werkdruk is een lastig te grijpen fenomeen. Wanneer is er sprake van gewone of grote werkdruk? Heeft het uitsluitend te maken met de hoeveelheid werk dat in een taak is voorgeschreven? Of is het de invloed van de directe leiding dat het gevoel van zware werkdruk tot gevolg kan hebben. Waar de voorcalculatie in taken in theorie op elkaar lijken, verschilt in elk gebouw de kwaliteit van de directe leiding in elke persoonlijkheid waardoor het fenomeen ‘zware’ werkdruk gevoeld kan worden.

Respect voor schoonmakers is een tweede lastig te vatten fenomeen. De maatschappelijke positie van de schoonmaker, naast die van vele andere dienstverlenende taken, is al eeuwenlang laag. De schoonmaakbranche zal daar in de maatschappij geen verandering in kunnen brengen. Wel zijn er mogelijkheden om de ‘respect’ factor binnen de schoonmaakbranche te adresseren.

Hoe kunnen sturing – en waarderingsystemen in de schoonmaakbranche bijdragen om eventuele werkdruk – en respect issues aan te pakken. Er zijn systemen waarmee begin – en eindtijd op het werk wordt verkregen. In de referentie pagina van één van de aanbieders meldt een directie lid van een schoonmaakbedrijf dat met het gebruik van dit systeem er nooit problemen zijn over ‘arbeidsuren’. Daarnaast zijn er systemen waarbij mobiele telefoons, een optuiging van mensgerichte – in plaats van systeem gerichte aanpak en de promotie van ‘dagschoonmaak’ en het betrekken van de opdrachtgever een nieuw kader biedt om met hogere tarieven betere resultaten voor een ieder te verkrijgen.

Een heel andere aanpak is de oprichting van de eerste werknemerscoöperatie in de schoonmaakbranche. Het artikel in een vakblad meldt dat managementlagen ontbreken, ook étalagegedrag’ als ISO, ingewikkelde werkschema’s, routeplanners en de vele niet nuttige, maar vaak opgelegde regels van een HR-afdeling zijn weggelaten. Het stafapparaat is en blijft zo plat als een dubbeltje aldus het artikel. Meer efficiëntie en werkplezier. Ziekteverzuim en personeelsverloop zijn nihil. De schoonmakers zijn zelf eigenaar. Iedereen blij, de klant ook. De vraag dient zich op of deze aanpak bij verdere groei en het werken binnen grote schoonmaakcontracten succesvol zal blijken te zijn omdat ordening van werkzaamheden tot een minimum is beperkt.

Het herkennen van eventuele werkdruk issues en het kunnen waarderen van medewerker prestaties zijn onderdelen in het InPRC (InProcesRegieConcept). In dit sturing – en waardering systeem wordt de schoonmaker centraal gesteld en wordt deze gestimuleerd zijn beste kunnen in te zetten. Niet door een aanjagend middenkader lid, maar vanuit de eigen verantwoordelijkheid. Waardering volgt indien sprake is van het beoogde resultaat met het Persoonlijk Waardering System. PWS punten kunnen worden toegekend door de directe leiding, maar volgen ook automatisch vanuit de assessment registraties in het systeem. De waarde van een PWS punt wordt door het schoonmaakbedrijf bepaald. Vanzelfsprekend kunnen PWS punten uitsluitend worden toegekend bij prestaties op het werk. Staking en ander verzuim levert geen PWS punten op.

Is de toekenning van PWS punten met een geldwaarde (bijvoorbeeld € 0,05 en € 0,10 bruto) een kostenverhogende factor? Als met het PWS systeem kwaliteit verlies wordt voorkomen omdat het schoonmaakbedrijf achteraf geen extra personeel hoeft in te zetten om de kwaliteit weer op niveau te brengen is er geen sprake van meer kosten en blijft de klant behouden. Een klant behouden is voordeliger dan een nieuwe klant verwerven.

Hoe werkt het? De schoonmaker registreert zelf zijn werkzaamheden met een scanner en barcodes die op elke schoon te maken ruimte wordt aangebracht. Hij/zij oordeelt wat er schoongemaakt moet worden, voert uit, registreert op een barcode lijst eventuele verstoringen of bijzonderheden en meldt zich af op de ruimte. Aan het einde van de werkdag – of werkweek wordt de scanner gekoppeld aan een PC en worden de gegevens opgeladen naar een webapplicatie en zijn alle gegevens beschikbaar voor het schoonmaakbedrijf en desgewenst voor de opdrachtgever. Hiermede wordt voldaan aan de voorschriften van de Code Verantwoordelijk Marktgedrag en de Best Value Procurement (BVP) met als opbrengst volledige transparantie in bedrijfsvoering.

Voorkomen we hiermee stakingen? Dat hangt ook af van het beleid van de vakbonden. Wat we wel kunnen realiseren is meer feitelijke informatie over eventuele werkdruk issues en brengen we waardering en respect voor de schoonmaker die zijn best doet en wordt de mogelijkheid geboden dit boven CAO niveau te belonen, zonder dat het margeverlies oplevert.

Meer informatie over een alternatieve aanpak en sturing – en waardering systemen op de websites: Schoongewoon.com, Hagonext.nl, Cleanjack.nl en Inprc.nl

Dit artikel is tevens, gemodereerd, geplaatst in het vakblad Service Management in de juli/augustus 2014 editie.

Aanvulling over het InPRC

In het vakblad Service Management is ervoor gekozen de invalshoek van het InPRC te kiezen waarin de schoonmakers boven CAO niveau beloond kunnen worden bij goede en voortdurende prestaties. De ruimte in het contractbudget is er veelal niet, maar door dit toe te passen voorkomt men wel extra kosten van de inhaal schoonmaak als de kwaliteit sterk onderuit is gezakt, de klant en interne klanten ontevreden zijn en wordt voorkomen dat de opdracht verloren gaat. Zoals bekend is het goedkoper om een klant te behouden dan een nieuwe klant te verwerven.

De toegekende punten in het Persoonlijk waardering Systeem van InPRC kunnen in plaats van een bruto geldwaarde (bijvoorbeeld € 0,05 of € 0,10) ook worden gebruikt voor een ‘Medewerker van de Maand systeem’. In dat geval stelt een bedrijf een budget vast waarmee elke maand één of meer schoonmakers die deze status bereiken een bruto beloning ontvangen. Het veel en nogal vaag door schoonmakers en vakbonden geclaimde ‘respect’ kan hiermede worden geadresseerd.

Het InPRC gaat ook over transparantie. De ‘Best Value Procurement’ wordt optimaal bereikt door zowel opdrachtgever als opdrachtnemer toegang te bieden tot de ‘webapplicatie’ van InPRC. Alle gegevens inzichtelijk: besteedde tijd per ruimte, door de schoonmakers geregistreerde bijzonderheden en verstoringen, gerealiseerde tijd versus de voorcalculatie en vele andere data die voor partijen van nut zijn.

Het vergt vooraf overleg tussen partijen. Bijvoorbeeld dat de opdrachtgever instemt met zakelijk noodzakelijk hogere uurtarieven in plaats van tarieven die op de markt worden gevonden. Ook een afspraak waarbij het toekomstige efficiency resultaat, binnen de contractsom, gedeeld wordt tussen opdrachtgever en schoonmaakbedrijf. Hierdoor krijgt opdrachtgever wat hij heeft gevraagd en exact weet wat er is geleverd en het schoonmaakbedrijf profiteert als ondernemer extra van zijn organisatorische bekwaamheden.

Er zijn meer toepassingen ontwikkeld in het InPRC. Voor verdere kennismaking bezoek s.v.p. http://www.inprc.nl

 

 

 

 

InPRC als sturings instrument voor facilitaire en technische dienstverlening

Het InProcesRegieConcept (InPRC) is één van de nieuwe ontwikkelingen in de facilitaire dienstverlening waarbij gebruik gemaakt wordt van ICT en internet. In afwijking van systemen met ‘smartphones en App’s werkt “InPRC” met een scanner en barcodes. Hoewel op termijn de barcodes vervangen kunnen worden door RIFD chips is het gebruik van barcodes tot heden de meest eenvoudige en goedkoopste toepassing.

Hoe werkt het

In het “InPRC” systeem wordt elke ruimte of installatie voorzien van een barcode. De service medewerker (schoonmaker of monteur) meldt zich aan op de ruimte met een barcode scanner. Op een barcode lijst zijn alle werkprogramma’s voor het schoonmaakbedrijf of alle preventief – en correctief service onderhoud met barcodes aangegeven. De service medewerker scant het programma dat hij gaat uitvoeren. Op een lijst met barcodes voor verstoringen en bijzonderheden scant hij eventuele afwijkingen. Na beëindiging van het werk in de betreffende ruimte of installatie meldt de service medewerker zich af. Aan het einde van de werkdag wordt de scanner gekoppeld aan een pc en worden alle gegevens opgeladen naar de computer van de klant en desgewenst opgestuurd naar diens klant, zijnde de opdrachtgever.

InPRC in het hart van de dienstverlening

Met de centrale rol van de schoonmaker en de monteur in het “InPRC” wordt geappelleerd aan zijn kennis en ervaring op de klant locatie in plaats van de kennis op het hoofdkantoor van de dienstverlener. In plaats van sturing op afstand wordt sturing op locatie een feit. De service medewerker kent als beste de situatie op de locaties. Binnen het kader van de werkprogramma’s en service schema’s bepaalt hij welk programma wordt uitgevoerd. Met de mogelijkheid om snel en effectief bijzonderheden en verstoringen door te geven aan de dienstverlener en aan de opdrachtgever wordt een bijzondere bijvangst gecreëerd.

Wat levert het InPRC op

De voor het schoonmaakbedrijf beschikbare data bestaat uit de prestaties in alle functieruimten zoals kantoren/werkplekken, sanitair en verkeersruimten. Voor technisch onderhoudsbedrijven bestaat de informatie uit opgeleverd werk aan onderhoud van installaties. Daarnaast bestaat de data uit de aanwezigheidsuren/tijd totaal en per medewerker. Tevens is er een overzicht beschikbaar van bijzonderheden en verstoringen totaal en per ruimte en of installatie. Naar mate meer gebouwen of installaties in het “InPRC” worden opgenomen ontstaat een database waarin ‘benchmarking’ een fundering biedt voor sturing en een basis voor nacalculaties en voor het uitbrengen van nieuwe offertes.

Assessment en bonus systeem

Het meten van kwaliteit kan eveneens met het “InPRC”  worden uitgevoerd. Met de scanner meldt de assessor zich aan op de te controleren ruimte of installatie. Met een barcode lijst met de te beoordelen elementen wordt de waardering vastgesteld. Ook is de optie opgenomen om de schoonmaker of de monteur te waarderen met een ‘pluim’ dat recht geeft op een bonus betaling. Een juiste en gemotiveerde inzet van de schoonmaker en de monteur heeft tenslotte tot gevolg dat geen of minder reparatiekosten dienen te worden gemaakt door een mindere performance.

Ideale inzet van InPRC

Het dienstverlenende bedrijf kan ervoor kiezen “InPRC” in te zetten voor de eigen organisatie waarbij uitsluitend de lijst met bijzonderheden en verstoringen met de opdrachtgever wordt gedeeld. De ideale inzet van “InPRC” voorziet in aansluiting van zowel opdrachtgever als dienstverlener op het systeem. Alle informatie wordt hierbij  gedeeld waardoor volledige transparantie ontstaat. Dat lijkt in eerste instantie ongewenst daar de opdrachtgever in de ‘black box’ van de dienstverlener kan kijken. Echter indien bij herijking van afspraken met de klant omtrent correcte uurtarieven in plaats van het door de markt afgedwongen niveau en het delen van efficiëncy resultaat als gevolg van inzet van het “InPRC” er een nieuwe situatie ontstaat die gebaseerd is op vertrouwen. Vertrouwen dat zal leiden tot continuïteit van de opdracht en waarbij ook door ‘benchmarking’ ervaring en kennis ontstaat bij de opdrachtgever waardoor de inzet van externe bureaus minder of niet meer nodig is.

Code Verantwoordelijk Marktgedrag en het InPRC

Het “InPRC” biedt handvatten voor de toepassing van richtlijnen van de Code Verantwoordelijk Marktgedrag. Elementen uit deze code zoals transparantie en communicatie tussen opdrachtgevers en opdrachtnemers, arbeidsomstandigheden en eventuele werkdruk aspecten zijn aspecten die met “InPRC’ inzichtelijk worden gemaakt. Informatie uitwisseling tussen leveranciers en service medewerkers, opvolging van klachtenafhandeling zijn eveneens elementen die voortvloeien uit het gebruik van “InPRC”.Tevens is een ontwikkeling van een strikt zakelijke relatie tussen opdrachtgever en opdrachtnemer naar een relatie waarin meer sprake is van partnership.

InPRC is gepatenteerd

“InPRC” heeft voor dit softwarepakket een octrooi verkregen onder de naam van  IPCC (In Proces Cleaning Concept), octrooi beschreven onder nr. NL 1033348.

Contact

Het “InPRC” wordt in Nederland op de markt gebracht door Cleaning Works. Hans Westerveld verschaft u graag meer informatie. Voor het maken van een afspraak s.v.p. mailen naar info@cleaningworks.nl of bel 06 55 771 777.

Schoonmaken is mensenwerk

We hebben het allemaal al voorbij zien komen en dat zal wel zo blijven ook. De kreten, de spandoeken, de slogans, de commissies, de platforms, de mee eters van de pers, de columnisten, de schoonmaken is een vak ‘claim’, het geëiste schoonmaak-respect, de opruim zwervers tegen een hongerloon, het platform voor schoonmaak professionals, een meldpunt nare contracten, de koperen globale ‘awards’, de vakbonden die door hebben hoe zij als bedrijf kunnen overleven en de schoonmakers waarvoor dit bedoeld is buiten beschouwing gelaten.

Van ing. Dols zaliger van Philips die schoonmaak productie kengetallen had vastgesteld met 6 cijfers achter de komma tot aan resultaat gerichte contracten, bij het laatste het woord schoonmaak dankbaar weglatend.

De ondernemers organisatie die zich uitsluitend correct kan opstellen doch tegelijkertijd haar leden niet kan dwingen zich correct in het marktgeweld te gedragen. De jarenlange weg naar wel of geen keurmerk. De schoonmaak ‘sales managers’ die wellicht verstand hebben van ‘sales’ maar niet van schoonmaak uitvoering. De vele managementlagen in het grote schoonmaakbedrijf met uiteenlopende interesses dat voorkomt dat er een plezierige werk relatie ontstaat tussen het bedrijf en de schoonmakers.

Maar moet het wel zo blijven? Hoe kan een opdrachtgever nu verschoond blijven van dit soort narigheid. Hoe te voorkomen dat opgefokte gele hesjes hinderlijk met een voorgekookt lijstje narigheid voor uw gebouw lopen te spandoeken?

Wellicht kan een voorbeeld worden genomen aan goeroe Eckhart Wintzen. Door middel van een management buy out vormde hij het ICT bedrijf BSO, later met ICT van Philips gefuseerd tot een totaal van 10.000 medewerkers. Hij bedacht de spraakmakende celfilosofie, een managementconcept waarbij een bedrijf is opgedeeld in vele kleine, volledig zelfstandige, eenheden (cellen).

Een klein schoonmaakbedrijf werkt eigenlijk al op die manier, de ondernemer met een aantal medewerkers die hij persoonlijk kent. Een groot schoonmaakbedrijf zou dit ook kunnen opzetten waarbij elk (groot) contract een eigen cel vormt. Deze cellen kennen een locale ondernemer, voorheen manager, met een overzichtelijke club medewerkers. Binnen deze cel beheert hij en is verantwoordelijk voor mensen en uitvoering. Deze ondernemer kent al zijn medewerkers en creeëert een plezierige werkrelatie. Geven en nemen is basis. Het reilen en zeilen komt naast de cao een ieder ten goede.

De opdrachtgever is hierbij volledig betrokken, sterker nog, deze neemt het initiatief. Deze zorgt ervoor niet alleen als opdrachtgever op te treden doch zich in te leven in de schoonmaak organisatie en periodiek informatie te geven over zijn organisatie. Ook bij te dragen door te laten delen in de zorgen en de kansen van het bedrijf. Communicatie zorgt voor kennis en begrip. Aandacht vanuit de opdrachtgever weerspiegelt waardering en respect. Respect dat verdiend zal worden. Door voor elkaar op te komen, door minder verzuim en wellicht ook door ervoor te zorgen dat er geen gele hesjes voor uw hoofdkantoor komen chillen!

Hans Westerveld (Cleaning Works) adviseert opdrachtgevers over schoonmaak aangelegenheden.

Bezuinigen in de schoonmaak doe je zo!

Gustavo

(Foto van Netflix serie ‘Better Call Saul’ van AMC, mr. Gustavo Fring)

Aanbevelingen voor bezuiniging in de bedrijf schoonmaak nadat de bovenste verdieping een oekaze aan directieven naar beneden lazerde waar u iets mee moet.

In plaats van gehoor te geven aan lichte paniek of aan het gevoel teveel koffie te hebben gedronken, herpakt u zich en gaat u met een positieve attitude aan de slag. Een beter resultaat kan nu niet meer worden uitgesloten!

Eerst een paar suggesties wat niet te doen:

  1. Geen paniek, zoals besproken.
  2. Niet onmiddellijk een inschrijving aankondigen.
  3. Ook niet het schoonmaakbedrijf melden dat het 20 % goedkoper moet.

Ad 1. Geen paniek, u gaat een en ander creatief en alternatief oppakken.

Ad 2. Geen inschrijving aankondigen, niet de uitdaging verleggen naar een externe adviseur en geen bedrijfsbureau en stagiairs inschakelen om de werkprogramma’s met frequenties tegen het licht te houden. Genoemde items voorkomen dat u geld uitgeeft in plaats van bespaart en uzelf intern werkoverlast bezorgt.

Ad 3. Geen sms naar het schoonmaakbedrijf dat het 20 % goedkoper moet, daar u anders paniek bij het schoonmaakbedrijf creëert. Dit bericht daalt onmiddellijk af in de organisatie van het schoonmaakbedrijf. Personeelszaken kijkt onmiddellijk welke overeenkomsten binnenkort aflopen. Op basis van geruchten beginnen de beste schoonmakers en de directe leiding om zich heen te kijken. Aandacht voor uw gebouwen verflauwt op dit niveau.

Een paar suggesties in plaats hiervan:

  1. U nodigt een deskundige van het schoonmaakbedrijf uit, dit hoeft niet persé een directeur te zijn. Dit vanuit de Rijnlands management filosofie waarbij degene die het weet het mag zeggen in plaats van degene die de baas is.
  2. U speelt open kaart, in de wetenschap dat u het uiteindelijk toch voor het zeggen heeft. Ook in het besef dat het schoonmaakbedrijf meer van uw gebouwen in relatie tot de schoonmaak af weet dan u.
  3. U vraagt deze deskundige naar een voorstel voor een alternatieve aanpak. U meldt dat u geen prijs stelt op traditionele voorstellen van kaasschaven in de schoonmaak frequenties. Dat kan uw organisatie zelf ook. U opent de deur naar een nieuwe aanpak. Dit roept ongetwijfeld de vraag op van ‘waar denkt u dan aan?’
  4. Aan het volgende en werkt u dat eens voor mij uit: Ten eerste: alle stofzuigers uit onze gebouwen verwijderen. Ik heb namelijk al jaren het gevoel dat het ‘bijtippend’ en één maal per week geheel stofzuigen van alle tapijt een illusie is. Bovendien is het met dat geoffreerde kengetal voor stofzuigen in uw branche, hetgeen een productie verondersteld van 500 m2 en meer de tweede illusie. Indien er al gestofzuigd wordt kan het resultaat nooit goed zijn, erger nog er komt meer stof in de lucht dan in de stofzakken verdwijnt. Tevens een opmerking dat ik de indruk heb dat de stofzuigers meer slijten van het transport van de werkkast naar de afdeling dan van het stofzuigen zelf. Nu mijn suggestie: In plaats al die stofzuigers zet u enkele zwaar kaliber borstel stofzuigers in en dat in gespecialiseerde taken. Ga uit van één maal per twee weken dat onze tapijtvloeren volledig gestofzuigd worden met deze industrie stofzuigers. Het spreekt voor zich dat het voor deze gespecialiseerde taken de verwijdering van vlekken in het tapijt geen probleem zal zijn. Laat mij weten wat dit aan gecalculeerde arbeidsuren bespaart.
  5. Ten aanzien van het schoonhouden van de werkplekken. Op dit moment worden deze ‘om de dag’ schoongemaakt. Hoe u dat bijhoudt is mij niet helder en het resultaat hiervan is in mijn ogen ook niet overtuigend, ondanks de Excel statistieken van de VSR rapportages. Dat hoeft ook niet meer want u komt met een voorstel voor één maal per week. Met de spuitfles en die werkdoek de vinger tasten te lijf gaan en de prullenbakken te legen schenkt weinig voldoening bij de gebruikers. Ook de stofzuiger die gereed voor gebruik aan de ingang van de afdeling staat brengt de gebruiker zeker niet op de gedachte dat deze ook wel eens gebruikt zal worden, stofzuiger geluid wordt zelden geregistreerd op onze afdelingen. Oké ik moet niet in herhalingen vervallen. Ik zie graag uw voorstel tegemoet om één maal per week de werkplekken schoon te maken en dan ook alle relevante onderdelen. Het resultaat hiervan, zo moge worden verondersteld, zal meer door de gebruikers op prijs worden gesteld. Desnoods houdt u rekening met tijd per dag voor incident schoonmaak op basis van meldingen van gebruikers via intranet. Laat mij weten wat dit aan gecalculeerde arbeidsuren bespaart.
  6. Ten aanzien van de overige ruimte functies in onze gebouwen verzoek ik u uw creativiteit de ruimte te geven. Voorstellen hieromtrent die eveneens leiden tot kosten besparing doch zo mogelijk ook aan resultaat winnen ontvang ik graag.
  7. Bezuinigingen zijn noodzakelijk. De weg er naar toe besluiten wij samen. Eerst bestuderen wij uw voorstellen. Daarna de interne aspecten. Wij gaan er van uit dat wij er uitkomen.

Meer ideeën en oplossingen?

Cleaning Works Consultancy (Hans Westerveld) is beschikbaar om van een pijn dossier en iedereen blij dossier te maken.

johanwesterveld@me.com