Tag Archives: schoonmaak calculatie

InPRC: FAQ, de belangrijkste gestelde vragen en antwoorden

Vraag: Kan ik bezuinigen met InPRC?

Antwoord: InPRC leidt tot efficiëncy. InPRC leidt tot inzicht waar welke (arbeids) tijd wordt besteed. In diverse praktijkproeven is een kostenbesparing van 10 tot 18 %, na aftrek van de investering in InPRC, gerealiseerd.

Vraag: InPRC claimt een resultaatverbetering in prestatie en kwaliteit. Hoe wordt deze claim bewaarheid?

Antwoord: InPRC is een concept waarin niet alleen de registratie van gewerkte tijd leidt (binnen de contractafspraken) tot de factuur, maar ook afspraken over ‘bonus’ punten voor de servicemedewerker en verdeling van de efficiëntie opbrengst tussen opdrachtgever en leverancier. Het geheel heeft als resultaat dat elke partij voordeel heeft aan de aanpak waarbij een positieve inzet verwacht kan worden.

Vraag: Is InPRC fraudegevoelig?

Antwoord: Net als bij een nieuw Nederlands paspoort kan ook bij het gebruik van InPRC ‘gefraudeerd’ worden. Eventuele manipulatie van bijvoorbeeld aanwezigheid-  of werktijd wordt echter uitgefilterd bij de analyse van de data die in het systeem wordt opgenomen.

Vraag: Waarom maakt InPRC gebruik van een barcode systeem dat toch eigenlijk achterhaald is?

Antwoord: Inderdaad is het barcode systeem een oud maar ook een bewezen systeem. De reden waarvoor het in InPRC gebruikt wordt kent verschillende redenen. De kosten van een geprinte barcode is ongeveer gelijk aan dat van een RFID-tag, maar de coderingskosten van een RFID-tag ligt veel hoger. Ook de kosten van RFID readers liggen hoger dan die van de barcode scanner. Afwegingen om gebruik te maken van ‘smartphones’ (in eigendom van de dienstverlener of van de servicemedewerker) kent bezwaren van eigendom, kosten en operationele bezwaren zoals telefoon thuis gelaten, beltegoed is op, overeenkomsten met individuele medewerkers enzovoort.

Vraag: Kan het barcodesysteem in InPRC ook worden omgewisseld met een RIFD systeem of een QReader systeem?

Antwoord: Ja, in de software van InPRC is rekening gehouden om data dat via andere systemen is verkregen in InPRC op te nemen. Ook is het mogelijk om systemen te combineren, bijvoorbeeld het barcode systeem aangevuld met QReader systemen. Dit vergt echter maatwerk.

Vraag: Is InPRC een controlemiddel?

Antwoord: Het is maar hoe men het bekijkt. InPRC heeft een focus op vakmanschap in plaats van controle.

Vraag: Wat levert InPRC voor de schoonmaakorganisatie op?

Antwoord: InPRC maakt het mogelijk om een zogenoemd ‘Prestatiecontract’ werkelijk uit te voeren als een ‘Kwaliteitscontract’. Met andere woorden, er wordt daadwerkelijk geleverd wat er binnen afgesproken kwaliteitsgrenzen afgesproken is. De verantwoording zit Real Time in InPRC opgesloten.

Vraag: Wat betekent InPRC voor contractmanagers?

Antwoord: Met InPRC worden alle schoonmaakgerelateerde-activiteiten feilloos geregistreerd en gemonitord. Met deze feiten wordt de dienstverlening steeds verder geprofessionaliseerd waarmee de kosten voor de Opdrachtgever verlagen en de opbrengsten voor de Oprachtnemer toenemen.

Vraag: Levert InPRC een toegevoegde waarde aan de Code Verantwoord Marktgedrag?

Antwoord: Op alle onderdelen van de Code, van Verantwoord Opdrachtgeversschap naar verantwoord Ondernemersschap, tot maximale transparantie draagt InPRC volledig bij aan deze kernuitgangspunten

Vraag: Hoeveel draagt de implementatietijd voor een werkend InPRC?

Antwoord: De vuistregel bedraagt voor elke 1.000 m2 is een implementatie-/voorbereidingstijd nodig van 4 uur.

Vraag: Wat is er nodig om InPRC ‘up & running’ te krijgen?

Antwoord: De belangrijkste onderdelen zijn: scanners, plattegronden gebouwen (of m2 info per ruimte, functie van de ruimte en ruimtenummers), opzetten ‘workaround’ in de webapplicatie en implementatie en testen.

Vraag: Zijn er risico’s verbonden aan het gebruik van InPRC?

Antwoord: InPRC maakt gebruik van een webapplicatie wat ‘geserviced’ wordt onder de meest strenge securitystandaarden. Op verzoek lichten wij deze beveiliging graag toe.

 

Pricing InPRC

Reken en kostenmodel InPRC

Voor eigenaren en exploitanten van gebouwen, in casu opdrachtgevers van schoonmaakbedrijven en technische dienstverleners: € 0,15 per m2 BVO (tot 5.000 m2) en € 0,10 per m2 BVO (vanaf 10.000 m2) per jaar. In bijgaand pdf document treft u een opzet aan van de berekening van kosten, besparingen en uitzicht op kwaliteit in een gebouw grootte van 10.000 m2 en een gebouw van 15.000 m2.

 

InPRC als sturings instrument voor facilitaire en technische dienstverlening

Het InProcesRegieConcept (InPRC) is één van de nieuwe ontwikkelingen in de facilitaire dienstverlening waarbij gebruik gemaakt wordt van ICT en internet. In afwijking van systemen met ‘smartphones en App’s werkt “InPRC” met een scanner en barcodes. Hoewel op termijn de barcodes vervangen kunnen worden door RIFD chips is het gebruik van barcodes tot heden de meest eenvoudige en goedkoopste toepassing.

Hoe werkt het

In het “InPRC” systeem wordt elke ruimte of installatie voorzien van een barcode. De service medewerker (schoonmaker of monteur) meldt zich aan op de ruimte met een barcode scanner. Op een barcode lijst zijn alle werkprogramma’s voor het schoonmaakbedrijf of alle preventief – en correctief service onderhoud met barcodes aangegeven. De service medewerker scant het programma dat hij gaat uitvoeren. Op een lijst met barcodes voor verstoringen en bijzonderheden scant hij eventuele afwijkingen. Na beëindiging van het werk in de betreffende ruimte of installatie meldt de service medewerker zich af. Aan het einde van de werkdag wordt de scanner gekoppeld aan een pc en worden alle gegevens opgeladen naar de computer van de klant en desgewenst opgestuurd naar diens klant, zijnde de opdrachtgever.

InPRC in het hart van de dienstverlening

Met de centrale rol van de schoonmaker en de monteur in het “InPRC” wordt geappelleerd aan zijn kennis en ervaring op de klant locatie in plaats van de kennis op het hoofdkantoor van de dienstverlener. In plaats van sturing op afstand wordt sturing op locatie een feit. De service medewerker kent als beste de situatie op de locaties. Binnen het kader van de werkprogramma’s en service schema’s bepaalt hij welk programma wordt uitgevoerd. Met de mogelijkheid om snel en effectief bijzonderheden en verstoringen door te geven aan de dienstverlener en aan de opdrachtgever wordt een bijzondere bijvangst gecreëerd.

Wat levert het InPRC op

De voor het schoonmaakbedrijf beschikbare data bestaat uit de prestaties in alle functieruimten zoals kantoren/werkplekken, sanitair en verkeersruimten. Voor technisch onderhoudsbedrijven bestaat de informatie uit opgeleverd werk aan onderhoud van installaties. Daarnaast bestaat de data uit de aanwezigheidsuren/tijd totaal en per medewerker. Tevens is er een overzicht beschikbaar van bijzonderheden en verstoringen totaal en per ruimte en of installatie. Naar mate meer gebouwen of installaties in het “InPRC” worden opgenomen ontstaat een database waarin ‘benchmarking’ een fundering biedt voor sturing en een basis voor nacalculaties en voor het uitbrengen van nieuwe offertes.

Assessment en bonus systeem

Het meten van kwaliteit kan eveneens met het “InPRC”  worden uitgevoerd. Met de scanner meldt de assessor zich aan op de te controleren ruimte of installatie. Met een barcode lijst met de te beoordelen elementen wordt de waardering vastgesteld. Ook is de optie opgenomen om de schoonmaker of de monteur te waarderen met een ‘pluim’ dat recht geeft op een bonus betaling. Een juiste en gemotiveerde inzet van de schoonmaker en de monteur heeft tenslotte tot gevolg dat geen of minder reparatiekosten dienen te worden gemaakt door een mindere performance.

Ideale inzet van InPRC

Het dienstverlenende bedrijf kan ervoor kiezen “InPRC” in te zetten voor de eigen organisatie waarbij uitsluitend de lijst met bijzonderheden en verstoringen met de opdrachtgever wordt gedeeld. De ideale inzet van “InPRC” voorziet in aansluiting van zowel opdrachtgever als dienstverlener op het systeem. Alle informatie wordt hierbij  gedeeld waardoor volledige transparantie ontstaat. Dat lijkt in eerste instantie ongewenst daar de opdrachtgever in de ‘black box’ van de dienstverlener kan kijken. Echter indien bij herijking van afspraken met de klant omtrent correcte uurtarieven in plaats van het door de markt afgedwongen niveau en het delen van efficiëncy resultaat als gevolg van inzet van het “InPRC” er een nieuwe situatie ontstaat die gebaseerd is op vertrouwen. Vertrouwen dat zal leiden tot continuïteit van de opdracht en waarbij ook door ‘benchmarking’ ervaring en kennis ontstaat bij de opdrachtgever waardoor de inzet van externe bureaus minder of niet meer nodig is.

Code Verantwoordelijk Marktgedrag en het InPRC

Het “InPRC” biedt handvatten voor de toepassing van richtlijnen van de Code Verantwoordelijk Marktgedrag. Elementen uit deze code zoals transparantie en communicatie tussen opdrachtgevers en opdrachtnemers, arbeidsomstandigheden en eventuele werkdruk aspecten zijn aspecten die met “InPRC’ inzichtelijk worden gemaakt. Informatie uitwisseling tussen leveranciers en service medewerkers, opvolging van klachtenafhandeling zijn eveneens elementen die voortvloeien uit het gebruik van “InPRC”.Tevens is een ontwikkeling van een strikt zakelijke relatie tussen opdrachtgever en opdrachtnemer naar een relatie waarin meer sprake is van partnership.

InPRC is gepatenteerd

“InPRC” heeft voor dit softwarepakket een octrooi verkregen onder de naam van  IPCC (In Proces Cleaning Concept), octrooi beschreven onder nr. NL 1033348.

Contact

Het “InPRC” wordt in Nederland op de markt gebracht door Cleaning Works. Hans Westerveld verschaft u graag meer informatie. Voor het maken van een afspraak s.v.p. mailen naar info@cleaningworks.nl of bel 06 55 771 777.

Onderhandelen over de Schoonmaak CAO wordt nooit meer zoals het geweest is.

Met een verwijzing naar de uitspraak van oud en overleden PvdA leider drs. Joop den Uil, ‘het wordt nooit meer zoals het geweest is’, dopen we het onderwerp.

De CAO voor medewerkers in het schoonmaakbedrijf en glazenwasserij wordt door vertegenwoordigers van de vakbonden met ondersteuning van de achterban en door bestuursleden van OSB met eveneens raadpleging van de leden vastgesteld. Een en ander binnen kaders die zijn aangegeven door de overheid.

Zowel de bonden als de werkgevers organisatie laten zich bijstaan door interne en externe deskundigen. Voor beide organisaties is de CAO één van de belangrijkste redenen van bestaan. In het verleden ging een groot schoonmaakbedrijf uit onvrede met de werkgeversorganisatie zelf in gesprek met de vakbonden doch kwam hier snel op terug. Het is een vak en bovendien wil je als bedrijf niet meemaken dat je een bedrijf CAO krijgt aangemeten.

Aankondigingen van onderhandelingen, bijeenkomsten van partijen, speldenprik acties, ludieke acties, ultimatums, consultatie van achterbannen en ledenvergaderingen. Het eigen gelijk melden in de pers waarbij vakbonden over het algemeen meer zendtijd toegewezen krijgen dan de werkgevers. Ook acties bij bedrijven en klanten van de werkgever/onderhandelaars komen regelmatig voor. Verstorend, onvermijdelijk en uiterst hinderlijk. En natuurlijk voor de oprit van de  grote opdrachtgevers die landelijk bekend zijn zoals NS, Schiphol en universiteiten. Ook de extra gratis publiciteit meepakken. Ondanks deze negatieve gevolgen voor de bedrijven hielden de OSB bestuurders en directeuren van schoonmaakbedrijven de rug recht en bleven de rol van CAO onderhandelaar vervullen ten behoeve van de gehele schoonmaakbranche.

Uit de Verenigde Staten overgewaaide nieuwe strategieën van de vakbonden worden uitgetest en met succes toegepast. De focus wordt gericht op opdrachtgevers, overigens niet ten onrechte vanwege de omstandigheid dat deze opdrachtgevers vanuit een veilige hoek de contractprijzen meebepalen. Weer naar Schiphol, de NS en andere populaire en public relations gevoelige instanties. Gedragscode getekend? Niets mee te maken! De emmer narigheid op de werkplek dumpen van de algemeen directeur bij de opdrachtgevers. De introductie van een schoonmaakparlement ook wel schoonmaaktribunaal genoemd is ook een nieuw fenomeen. Het klinkt als democratisch doch lijkt een geheel van manipulatie.

Tijdens de laatste CAO onderhandelingen voor de schoonmaak liepen er ook grote aanbestedingen, onder meer voor NS treinen. Net als andere algemeen bestuurders van OSB was ook een directielid van Asito bij de onderhandelingen betrokken. Ook stakingen bij de NS. Eén en één bleek ook hier twee. Hoewel volgens insiders de aanbieding van Asito de beste was werd dit bijzonder grote contract gegund aan Hago. In OSB verband zal zeker worden nagedacht of de onderhandelingen voor de Schoonmaak CAO in de toekomst aan externe deskundigen moet worden uitbesteed.

 

Schoonmaken is mensenwerk

We hebben het allemaal al voorbij zien komen en dat zal wel zo blijven ook. De kreten, de spandoeken, de slogans, de commissies, de platforms, de mee eters van de pers, de columnisten, de schoonmaken is een vak ‘claim’, het geëiste schoonmaak-respect, de opruim zwervers tegen een hongerloon, het platform voor schoonmaak professionals, een meldpunt nare contracten, de koperen globale ‘awards’, de vakbonden die door hebben hoe zij als bedrijf kunnen overleven en de schoonmakers waarvoor dit bedoeld is buiten beschouwing gelaten.

Van ing. Dols zaliger van Philips die schoonmaak productie kengetallen had vastgesteld met 6 cijfers achter de komma tot aan resultaat gerichte contracten, bij het laatste het woord schoonmaak dankbaar weglatend.

De ondernemers organisatie die zich uitsluitend correct kan opstellen doch tegelijkertijd haar leden niet kan dwingen zich correct in het marktgeweld te gedragen. De jarenlange weg naar wel of geen keurmerk. De schoonmaak ‘sales managers’ die wellicht verstand hebben van ‘sales’ maar niet van schoonmaak uitvoering. De vele managementlagen in het grote schoonmaakbedrijf met uiteenlopende interesses dat voorkomt dat er een plezierige werk relatie ontstaat tussen het bedrijf en de schoonmakers.

Maar moet het wel zo blijven? Hoe kan een opdrachtgever nu verschoond blijven van dit soort narigheid. Hoe te voorkomen dat opgefokte gele hesjes hinderlijk met een voorgekookt lijstje narigheid voor uw gebouw lopen te spandoeken?

Wellicht kan een voorbeeld worden genomen aan goeroe Eckhart Wintzen. Door middel van een management buy out vormde hij het ICT bedrijf BSO, later met ICT van Philips gefuseerd tot een totaal van 10.000 medewerkers. Hij bedacht de spraakmakende celfilosofie, een managementconcept waarbij een bedrijf is opgedeeld in vele kleine, volledig zelfstandige, eenheden (cellen).

Een klein schoonmaakbedrijf werkt eigenlijk al op die manier, de ondernemer met een aantal medewerkers die hij persoonlijk kent. Een groot schoonmaakbedrijf zou dit ook kunnen opzetten waarbij elk (groot) contract een eigen cel vormt. Deze cellen kennen een locale ondernemer, voorheen manager, met een overzichtelijke club medewerkers. Binnen deze cel beheert hij en is verantwoordelijk voor mensen en uitvoering. Deze ondernemer kent al zijn medewerkers en creeëert een plezierige werkrelatie. Geven en nemen is basis. Het reilen en zeilen komt naast de cao een ieder ten goede.

De opdrachtgever is hierbij volledig betrokken, sterker nog, deze neemt het initiatief. Deze zorgt ervoor niet alleen als opdrachtgever op te treden doch zich in te leven in de schoonmaak organisatie en periodiek informatie te geven over zijn organisatie. Ook bij te dragen door te laten delen in de zorgen en de kansen van het bedrijf. Communicatie zorgt voor kennis en begrip. Aandacht vanuit de opdrachtgever weerspiegelt waardering en respect. Respect dat verdiend zal worden. Door voor elkaar op te komen, door minder verzuim en wellicht ook door ervoor te zorgen dat er geen gele hesjes voor uw hoofdkantoor komen chillen!

Hans Westerveld (Cleaning Works) adviseert opdrachtgevers over schoonmaak aangelegenheden.

Bezuinigen in de schoonmaak doe je zo!

Gustavo

(Foto van Netflix serie ‘Better Call Saul’ van AMC, mr. Gustavo Fring)

Aanbevelingen voor bezuiniging in de bedrijf schoonmaak nadat de bovenste verdieping een oekaze aan directieven naar beneden lazerde waar u iets mee moet.

In plaats van gehoor te geven aan lichte paniek of aan het gevoel teveel koffie te hebben gedronken, herpakt u zich en gaat u met een positieve attitude aan de slag. Een beter resultaat kan nu niet meer worden uitgesloten!

Eerst een paar suggesties wat niet te doen:

  1. Geen paniek, zoals besproken.
  2. Niet onmiddellijk een inschrijving aankondigen.
  3. Ook niet het schoonmaakbedrijf melden dat het 20 % goedkoper moet.

Ad 1. Geen paniek, u gaat een en ander creatief en alternatief oppakken.

Ad 2. Geen inschrijving aankondigen, niet de uitdaging verleggen naar een externe adviseur en geen bedrijfsbureau en stagiairs inschakelen om de werkprogramma’s met frequenties tegen het licht te houden. Genoemde items voorkomen dat u geld uitgeeft in plaats van bespaart en uzelf intern werkoverlast bezorgt.

Ad 3. Geen sms naar het schoonmaakbedrijf dat het 20 % goedkoper moet, daar u anders paniek bij het schoonmaakbedrijf creëert. Dit bericht daalt onmiddellijk af in de organisatie van het schoonmaakbedrijf. Personeelszaken kijkt onmiddellijk welke overeenkomsten binnenkort aflopen. Op basis van geruchten beginnen de beste schoonmakers en de directe leiding om zich heen te kijken. Aandacht voor uw gebouwen verflauwt op dit niveau.

Een paar suggesties in plaats hiervan:

  1. U nodigt een deskundige van het schoonmaakbedrijf uit, dit hoeft niet persé een directeur te zijn. Dit vanuit de Rijnlands management filosofie waarbij degene die het weet het mag zeggen in plaats van degene die de baas is.
  2. U speelt open kaart, in de wetenschap dat u het uiteindelijk toch voor het zeggen heeft. Ook in het besef dat het schoonmaakbedrijf meer van uw gebouwen in relatie tot de schoonmaak af weet dan u.
  3. U vraagt deze deskundige naar een voorstel voor een alternatieve aanpak. U meldt dat u geen prijs stelt op traditionele voorstellen van kaasschaven in de schoonmaak frequenties. Dat kan uw organisatie zelf ook. U opent de deur naar een nieuwe aanpak. Dit roept ongetwijfeld de vraag op van ‘waar denkt u dan aan?’
  4. Aan het volgende en werkt u dat eens voor mij uit: Ten eerste: alle stofzuigers uit onze gebouwen verwijderen. Ik heb namelijk al jaren het gevoel dat het ‘bijtippend’ en één maal per week geheel stofzuigen van alle tapijt een illusie is. Bovendien is het met dat geoffreerde kengetal voor stofzuigen in uw branche, hetgeen een productie verondersteld van 500 m2 en meer de tweede illusie. Indien er al gestofzuigd wordt kan het resultaat nooit goed zijn, erger nog er komt meer stof in de lucht dan in de stofzakken verdwijnt. Tevens een opmerking dat ik de indruk heb dat de stofzuigers meer slijten van het transport van de werkkast naar de afdeling dan van het stofzuigen zelf. Nu mijn suggestie: In plaats al die stofzuigers zet u enkele zwaar kaliber borstel stofzuigers in en dat in gespecialiseerde taken. Ga uit van één maal per twee weken dat onze tapijtvloeren volledig gestofzuigd worden met deze industrie stofzuigers. Het spreekt voor zich dat het voor deze gespecialiseerde taken de verwijdering van vlekken in het tapijt geen probleem zal zijn. Laat mij weten wat dit aan gecalculeerde arbeidsuren bespaart.
  5. Ten aanzien van het schoonhouden van de werkplekken. Op dit moment worden deze ‘om de dag’ schoongemaakt. Hoe u dat bijhoudt is mij niet helder en het resultaat hiervan is in mijn ogen ook niet overtuigend, ondanks de Excel statistieken van de VSR rapportages. Dat hoeft ook niet meer want u komt met een voorstel voor één maal per week. Met de spuitfles en die werkdoek de vinger tasten te lijf gaan en de prullenbakken te legen schenkt weinig voldoening bij de gebruikers. Ook de stofzuiger die gereed voor gebruik aan de ingang van de afdeling staat brengt de gebruiker zeker niet op de gedachte dat deze ook wel eens gebruikt zal worden, stofzuiger geluid wordt zelden geregistreerd op onze afdelingen. Oké ik moet niet in herhalingen vervallen. Ik zie graag uw voorstel tegemoet om één maal per week de werkplekken schoon te maken en dan ook alle relevante onderdelen. Het resultaat hiervan, zo moge worden verondersteld, zal meer door de gebruikers op prijs worden gesteld. Desnoods houdt u rekening met tijd per dag voor incident schoonmaak op basis van meldingen van gebruikers via intranet. Laat mij weten wat dit aan gecalculeerde arbeidsuren bespaart.
  6. Ten aanzien van de overige ruimte functies in onze gebouwen verzoek ik u uw creativiteit de ruimte te geven. Voorstellen hieromtrent die eveneens leiden tot kosten besparing doch zo mogelijk ook aan resultaat winnen ontvang ik graag.
  7. Bezuinigingen zijn noodzakelijk. De weg er naar toe besluiten wij samen. Eerst bestuderen wij uw voorstellen. Daarna de interne aspecten. Wij gaan er van uit dat wij er uitkomen.

Meer ideeën en oplossingen?

Cleaning Works Consultancy (Hans Westerveld) is beschikbaar om van een pijn dossier en iedereen blij dossier te maken.

johanwesterveld@me.com